Organiser un marché lifestyle sans rien oublier

Un marché lifestyle réussi se prépare comme un petit événement professionnel : les exposants, l’implantation et les autorisations doivent être réglés avant la communication. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’aux boissons et au matériel du jour J. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges nominatifs, la monnaie et les informations de stationnement. Les 76 tâches et 74 fournitures du plan servent de fil conducteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Sélectionner les exposants
3 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les coordonnées
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Planifier les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Publier les informations de stationnement
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la lettre aux exposants
Imprimer les inscriptions
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le plan
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Changer l'argent liquide
Contrôler le site
2 personnes
Réceptionner la livraison
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Décorer les tables de stand
4 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Soutenir les exposants
2 personnes
Passer de la musique
Gérer les annonces
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire décharger les exposants
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Stocker le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Remercier les exposants
Répondre aux messages des visiteurs
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 12
Tables de maquillageqté 4
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Carafesqté 12

Catering

Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Pains de glaceqté 32
Chemins de table pour buffetqté 8
Corbeilles à painqté 8
Présentoirs à gâteauxqté 6
Courses

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Nappesqté 28
Guirlandes de fanionsqté 16
Ballonsqté 200
Ruban pour ballonsqté 4
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 24
Guirlandesqté 12
Badges nominatifsqté 60
Lampions décoratifsqté 24

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 24
Lampes d'extérieurqté 8
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Torchons de cuisineqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 6
Égouttoirs à vaisselleqté 4
Thermomètreqté 2

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants. Établissez ensuite un plan avec les tentes, tables pliantes, portants et espaces de circulation, en gardant une largeur confortable pour les visiteurs.
Lancez les inscriptions plusieurs semaines à l’avance et fixez une date limite claire. Demandez dès le départ les coordonnées, les besoins alimentaires et le matériel spécifique de chaque exposant.
Ne publiez pas les affiches et les réseaux sociaux avant d’avoir vérifié les autorisations et les réservations. Ajoutez les informations de stationnement dès qu’elles sont confirmées afin d’éviter les questions de dernière minute.
Préparez les éléments d’accueil la veille : inscriptions imprimées, badges nominatifs et plan du marché. Rassemblez aussi les boîtes de rangement et les chariots de transport pour accélérer l’installation.
Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture et préparez les en-cas la veille si possible. Prévoyez des glacières, des pains de glace, des thermos et suffisamment de monnaie avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché lifestyle ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, sélectionner les exposants, vérifier les autorisations et lancer la communication.
Combien de temps laisser aux exposants pour s’inscrire ?: Prévoyez une période d’inscription de 3 à 4 semaines, puis gardez au moins 10 jours pour confirmer les participants et finaliser l’implantation. Envoyez ensuite une lettre récapitulative avec les horaires et les consignes.
Quand préparer le matériel d’un marché lifestyle ?: Rassemblez le mobilier, la vaisselle et l’équipement 2 à 3 jours avant l’événement. Faites un contrôle final la veille, notamment pour les tentes, tables, chaises, machines à café, bouilloires et plaques chauffantes.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché lifestyle ?: Pour les visiteurs et les exposants, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant les premières heures, puis ajustez selon la durée et la météo. Refroidissez-les au moins 12 heures à l’avance et prévoyez des gobelets réutilisables, carafes et glacières.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.