Checklist voor een goed georganiseerde lichtjestocht

Een lichtjestocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampjes ophangen. Je legt eerst de route en verkeersveiligheid vast, regelt meldingen of vergunningen en reserveert de startlocatie. Daarna volgen aanmeldingen, vrijwilligers, routeborden en startpakketten. Op de dag zelf moeten de locatie, verlichting, posten en route tegelijk klaarstaan. Deze checklist helpt je om niets op het laatste moment te moeten regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route definitief uitstippelen
2 personen
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Startlocatie reserveren
Verzekeringsdekking controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
Pijlen en routeborden ontwerpen
Weersverwachting controleren
Deelnemers praktische informatie sturen
Fietsen en lichtmiddelen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routeborden en pijlen printen
Lichtdecoratie testen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Lichtdecoratie ophangen
3 personen
Routepijlen en borden plaatsen
4 personen
Verkeersposten instrueren
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Lichtjes en routekaarten uitdelen
3 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Welkomstuitleg geven
Eerste groep laten vertrekken
3 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Routecontrole uitvoeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Aankomende fietsers opvangen
3 personen
Laatste deelnemers registreren
Routepijlen en borden ophalen
4 personen
Lichtdecoratie uitschakelen
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Route op restmaterialen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 20
LED-fietslampjesaantal 120
Hoofdlampenaantal 8
Batterijen AAaantal 48
Batterijen AAAaantal 24

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 30
Ballonnenaantal 50
Decoratielintaantal 4
Tafeldecoratieaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Route en veiligheid

Routebordenaantal 20
Pijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Verkeershesjesaantal 12
Reflecterende armbandenaantal 120
EHBO-koffersaantal 2
Fietspompenaantal 2
Bandenplaksetsaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Tangenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route niet alleen op afstand, maar loop of fiets hem vooraf volledig na. Kijk vooral naar donkere oversteekplaatsen, smalle stukken en plekken waar verkeersposten nodig zijn.
Regel vergunningen, meldingen en verzekeringsdekking voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd voor gemeentelijke afhandeling minimaal enkele weken ruimte aan, omdat je anders al deelnemers kunt hebben terwijl de route nog niet definitief is.
Stuur deelnemers praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor de tocht. Zet daarin de starttijd, route, fietsverlichting, weersadvies, parkeerinformatie en een telefoonnummer voor vragen.
Test alle LED-lichtslingers, lantaarns, fietslampjes en hoofdlampen vóór je ze inpakt. Leg passende AA- en AAA-batterijen, powerbanks en verlengkabels apart klaar; lege batterijen vallen meestal pas op tijdens de opbouw.
Maak de startlocatie in een vaste volgorde klaar: eerst partytenten, tafels en stoelen, daarna de inschrijftafel, decoratie en koffievoorziening. Plaats routepijlen en borden pas nadat de route nog één keer op wijzigingen is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtjestocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd voor routecontrole, vergunningen of meldingen, een startlocatie, vrijwilligers en het verwerken van aanmeldingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lichtjestocht?: Plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en daarnaast 2 tot 3 mensen voor inschrijving, startpakketten en algemene hulp. Tel de posten pas definitief nadat je de route op veiligheid hebt gecontroleerd.
Wanneer moet ik de routeborden en pijlen plaatsen?: Plaats ze op de dag zelf, kort voor de start, nadat de verkeersposten zijn geïnstrueerd. Controleer daarna de volledige route nog één keer; reken voor een gemiddelde route op minimaal 30 minuten extra controle- en plaatsingstijd.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een lichtjestocht?: Leg minstens één fietspomp, één bandenplakset en een EHBO-koffer klaar. Spreek vooraf af wie deze spullen meeneemt of beheert en geef deelnemers een telefoonnummer voor hulp onderweg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.