Checklist para organizar un Paseo de luces
Un Paseo de luces necesita más que bicicletas iluminadas y una ruta bonita. Antes de invitar a nadie, debes cerrar el recorrido, revisar la seguridad vial, gestionar permisos y confirmar el seguro. Después se organizan las inscripciones, los voluntarios, la información práctica y los kits de inicio. El día del evento, el montaje de carpas, mesas, iluminación y señales debe seguir un orden claro para que la salida sea puntual y el recorrido se entienda desde el primer cruce.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Trazar definitivamente la ruta
2 personas
Comprobar la ruta por seguridad vial
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Reservar la ubicación de salida
Comprobar la cobertura del seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
Preparar mapa de ruta y lista de participantes
2 personas
Diseñar flechas y carteles de ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información práctica a los participantes
Comprobar las bicicletas y las luces
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir señales de ruta y flechas
Probar la decoración de luces
2 personas
Preparar kits de inicio
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Colgar la decoración luminosa
3 personas
Colocar las flechas y los carteles de la ruta
4 personas
Instruir a los puestos de tráfico
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir las pulseras y los mapas de ruta
3 personas
Comprobar la iluminación de las bicicletas
2 personas
Dar la explicación de bienvenida
Dejar salir al primer grupo
3 personas
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
Realizar el control de ruta
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recibir a los ciclistas que llegan
3 personas
Registrar a los últimos participantes
Recoger las flechas y los carteles de la ruta
4 personas
Apagar la iluminación decorativa
2 personas
Seguimiento
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar la ruta con los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 12
- Mantelescant. 6
- Papeleracant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Faroles LEDcant. 20
- Luces LED para bicicletacant. 120
- Linternas frontalescant. 8
- Pilas AAcant. 48
- Pilas AAAcant. 24
Decoración
- Farolillos de papelcant. 30
- Globoscant. 50
- Cinta decorativacant. 4
- Decoración de mesacant. 6
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Megáfonoscant. 2
- Baterías externascant. 4
Ruta y seguridad
- Señales de rutacant. 20
- Flechascant. 40
- Cinta de balizamientocant. 4
- Chalecos de tráficocant. 12
- Brazaletes reflectantescant. 120
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Bombas de bicicletacant. 2
- Kits de reparación de pinchazoscant. 2
- Linternascant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 6
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y revísala al menos 2 semanas antes. Comprueba cruces, zonas oscuras y puntos donde puedan hacer falta flechas, señales o personal de tráfico.
- Gestiona permisos, notificaciones y seguro antes de enviar las invitaciones. Si la ruta cambia después, tendrás que actualizar el mapa, las señales y la información de los participantes.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta por las preferencias dietéticas. Así puedes calcular compras, bebidas, kits de inicio y el número de voluntarios para cada puesto.
- Haz una prueba de todas las luces 2 o 3 días antes: guirnaldas, faroles, luces de bicicleta, megáfonos y baterías. Ten pilas AA y AAA de repuesto, además de cables alargadores y regletas para el montaje.
- Consulta el pronóstico del tiempo 24 horas antes y vuelve a comprobarlo el mismo día. Monta primero carpas y mesas, después la mesa de inscripciones, la decoración luminosa y, por último, las flechas y carteles de la ruta.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Paseo de luces?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la ubicación de salida, traza la ruta y consulta permisos y seguro al principio; deja la compra y el montaje para los últimos 3 o 4 días.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del Paseo de luces?
- Ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento. Ese plazo permite preparar la lista de participantes, recoger preferencias dietéticas y asignar voluntarios sin trabajar con cifras provisionales.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Paseo de luces?
- Calcula al menos 1 voluntario para la inscripción, 1 responsable de la salida y 1 persona en cada punto de tráfico o puesto de apoyo. Añade una persona coordinadora para mantener el contacto durante todo el recorrido.
- ¿Cuándo hay que colocar las señales de la ruta?
- Coloca las flechas y carteles justo antes de abrir la ubicación, normalmente entre 1 y 2 horas antes de la salida. Recorre la ruta después para confirmar que ninguna señal falta, está torcida o queda oculta.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!