Zo organiseer je een autotoertocht zonder losse eindjes

Een autotoertocht begint niet bij de startvlag, maar bij een haalbare route, een bevestigde start- en finishlocatie en duidelijke afspraken over veiligheid. Leg eerst datum, route en alternatieve route vast. Regel daarna vergunningen, meldingen, verzekering en vrijwilligers, voordat je deelnemers laat inschrijven. In de laatste weken draait het om startnummers, routeboek, routepijlen, communicatie en een autopechprotocol. Zo weet iedereen waar hij moet zijn, wat hij onderweg doet en wie bij problemen beslist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie bevestigen
2 personen
3
Route op verkeersveiligheid controleren
3 personen
4
Alternatieve route vastleggen
2 personen
5
Vergunningen en meldingen indienen
6
Verzekeringsdekking controleren
7
Deelnemersregistratie openen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Routevergunningen bevestigen
13
Catering reserveren
2 personen
14
Locatievoorzieningen reserveren
15
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
16
Startnummers toewijzen
2 personen
17
Routeboek samenstellen
2 personen
18
Routeboek proeflezen
2 personen
19
Routeboek laten drukken
20
Pijlen en routeborden maken
3 personen
21
Verkeersmaterialen controleren
2 personen
22
Autopechprotocol opstellen
2 personen
23
Noodnummers verzamelen
24
Communicatiemiddelen testen
2 personen
25
Startkaarten voorbereiden
2 personen
26
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
27
Prijzen en herinneringen inkopen
28
Boodschappenlijst controleren
2 personen
29
Drukwerk per startgroep sorteren
2 personen
30
Route nogmaals voorrijden
2 personen
31
Weersverwachting controleren
32
Boodschappen doen
3 personen
33
Dranken koelen
2 personen
34
Catering voorbereiden
3 personen
35
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
36
Start- en finishterrein afzetten
3 personen
37
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
38
Partytenten opbouwen
4 personen
39
Registratietafels inrichten
2 personen
40
Routeborden plaatsen
4 personen
41
Verkeerskegels plaatsen
3 personen
42
Startnummers aanbrengen
3 personen
43
Routeboeken klaarleggen
2 personen
44
Ontvangstruimte versieren
2 personen
45
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
46
EHBO- en pechset klaarzetten
2 personen

Event

47
Deelnemers ontvangen
4 personen
48
Aanwezigheid registreren
3 personen
49
Startnummers uitdelen
3 personen
50
Routeboeken uitdelen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Rij-instructies geven
2 personen
53
Auto's groepsgewijs laten starten
4 personen
54
Vertrekregistratie bijhouden
2 personen
55
Routepost bemannen
4 personen
56
Pechhulp bereikbaar houden
2 personen
57
Finishende deelnemers ontvangen
3 personen
58
Finishregistratie bijhouden
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Hapjes serveren
3 personen
61
Servies verzamelen
2 personen
62
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
63
Uitslag en prijzen presenteren
2 personen
64
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Routeborden ophalen
4 personen
66
Verkeerskegels ophalen
3 personen
67
Terrein leegmaken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
72
Locatie schoonmaken
3 personen
73
Materialen droog opslaan
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Routeborden controleren en reinigen
2 personen
76
Overgebleven voorraad inventariseren
2 personen
77
Deelnemersgegevens archiveren
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Bedankbericht versturen
80
Facturen en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Koffiekannenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stroomhaspelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Route en veiligheid

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 12
Waarschuwingsdriehoekenaantal 4
Veiligheidshamersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Brandblussersaantal 2
Startvlaggenaantal 2
Parkeerstootblokkenaantal 12

Registratie

Startnummersaantal 50
Routeboekenaantal 55
Startkaartenaantal 55
Deelnemersbadgesaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Pennensetsaantal 10
Klembordenaantal 6
Opbergkrattenaantal 8
Prijslintenaantal 6
Prijzenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 6
Welkomstbord
Pijlenbord finish

Keuken

IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Afwasteiltjesaantal 2
Sponzenaantal 10
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens twee keer: eerst op verkeersveiligheid en daarna opnieuw kort voor de tocht. Leg een alternatieve route vast voor wegwerkzaamheden, afgesloten straten of onverwachte drukte.
Dien vergunningen en meldingen vroeg in en bevestig ze opnieuw voordat de deelnemersregistratie sluit. Controleer ook of de verzekeringsdekking past bij de route, locaties en rol van vrijwilligers.
Sluit de deelnemerslijst niet pas op de startdag. Gebruik de definitieve lijst om startnummers, startkaarten, catering, routeboeken en dieetwensen uiterlijk in de laatste voorbereidingsweek af te stemmen.
Laat het routeboek proeflezen door iemand die de route niet heeft gemaakt. Controleer daarna de gedrukte exemplaren en maak routepijlen, routeborden, verkeerskegels en reflecterende hesjes per controlepunt klaar.
Test portofoons, telefoons en laders vóór de briefing en verzamel alle noodnummers op één overzicht. Spreek bij autopech af wie deelnemers opvangt, hoe de locatie wordt doorgegeven en wanneer de alternatieve route ingaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een autotoertocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en vergunningen. Open de registratie pas nadat de basisroute en veiligheidscontrole zijn vastgelegd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een autotoertocht?: Plan minimaal één vrijwilliger per bemand controle- of kruispunt en daarnaast een coördinator voor start, finish en communicatie. Tel extra mensen op voor registratie, routeborden en het autopechprotocol.
Wanneer moet het routeboek van een autotoertocht klaar zijn?: Maak het routeboek uiterlijk 2 weken voor de tocht af, zodat proeflezen en correcties nog mogelijk zijn. Laat de definitieve versie daarna drukken en leg reserve-exemplaren bij de startkaarten.
Wat regel je voor pech of een ongeval tijdens een autotoertocht?: Maak uiterlijk 1 week vooraf een autopechprotocol met noodnummers, verzamelpunten en een beslisser op locatie. Test de portofoons en telefoons en geef deelnemers bij de briefing duidelijke instructies over melden en wachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.