Checklist voor een goed georganiseerde autotoertocht
Een autotoertocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt tegelijk een veilige start en finish, toestemming voor de route, communicatie onderweg en een plan voor autopech. Begin met datum, route en locaties en werk daarna toe naar registratie, routeboek en materialen. Houd de deelnemerslijst actueel, wijs startnummers toe en controleer alle routepijlen en verkeersmaterialen vóór de rit. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat je niet op het laatste moment wilt regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie bevestigen
2 personen
Route op verkeersveiligheid controleren
3 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen indienen
Verzekeringsdekking controleren
Deelnemersregistratie openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Routevergunningen bevestigen
Catering reserveren
2 personen
Locatievoorzieningen reserveren
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Routeboek samenstellen
2 personen
Routeboek proeflezen
2 personen
Routeboek laten drukken
Pijlen en routeborden maken
3 personen
Verkeersmaterialen controleren
2 personen
Autopechprotocol opstellen
2 personen
Noodnummers verzamelen
Communicatiemiddelen testen
2 personen
Startkaarten voorbereiden
2 personen
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
Prijzen en herinneringen inkopen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Drukwerk per startgroep sorteren
2 personen
Route nogmaals voorrijden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
Start- en finishterrein afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratietafels inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeerskegels plaatsen
3 personen
Startnummers aanbrengen
3 personen
Routeboeken klaarleggen
2 personen
Ontvangstruimte versieren
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
EHBO- en pechset klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Routeboeken uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Rij-instructies geven
2 personen
Auto's groepsgewijs laten starten
4 personen
Vertrekregistratie bijhouden
2 personen
Routepost bemannen
4 personen
Pechhulp bereikbaar houden
2 personen
Finishende deelnemers ontvangen
3 personen
Finishregistratie bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Uitslag en prijzen presenteren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routeborden ophalen
4 personen
Verkeerskegels ophalen
3 personen
Terrein leegmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routeborden controleren en reinigen
2 personen
Overgebleven voorraad inventariseren
2 personen
Deelnemersgegevens archiveren
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Facturen en bonnen archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Barkrukkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Stroomhaspelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Mobiele telefoonladersaantal 4
- Handmegafoon
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 4
- Zaklampenaantal 8
Route en veiligheid
- Routepijlenaantal 40
- Routebordenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 30
- Afzetlintaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Waarschuwingsdriehoekenaantal 4
- Veiligheidshamersaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 6
- Brandblussersaantal 2
- Startvlaggenaantal 2
- Parkeerstootblokkenaantal 12
Registratie
- Startnummersaantal 50
- Routeboekenaantal 55
- Startkaartenaantal 55
- Deelnemersbadgesaantal 60
- Polsbandjesaantal 60
- Pennensetsaantal 10
- Klembordenaantal 6
- Opbergkrattenaantal 8
- Prijslintenaantal 6
- Prijzenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Ballongewichtenaantal 6
- Welkomstbord
- Pijlenbord finish
Keuken
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 10
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 3
- Afwasteiltjesaantal 2
- Sponzenaantal 10
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezemsetsaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg naast de hoofdroute meteen een alternatieve route vast. Controleer beide routes op verkeersveiligheid en noteer waar routepijlen, routeborden, verkeerskegels of afzetlint nodig zijn.
- Dien vergunningen en meldingen ruim vóór de geplande rit in en bevestig de routevergunningen opnieuw zodra de route definitief is. Controleer ook de verzekeringsdekking voordat je deelnemers uitnodigt.
- Sluit de deelnemersregistratie niet af zonder dieetwensen, noodnummers en actuele contactgegevens. Gebruik die gegevens voor de deelnemerslijst, startkaarten en het autopechprotocol.
- Plan het routeboek in drie stappen: samenstellen, proeflezen en laten drukken. Controleer daarbij alle afstanden, afslagen en alternatieve route-instructies voordat je de routeboeken uitdeelt.
- Test communicatiemiddelen vóór de start. Laad portofoons en mobiele telefoonladers op, spreek het gebruik van de handmegafoon af en controleer of verlichting, stroomhaspels en verlengkabels op de start- en finishlocatie werken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een autotoertocht organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, start- en finishlocatie. Plan vergunningen, meldingen en verzekeringscontrole vroeg, omdat wijzigingen in de route daarna nog tijd kosten.
- Wat moet er in een routeboek van een autotoertocht staan?
- Neem per etappe duidelijke afslaginstructies, afstanden, herkenningspunten en informatie over de alternatieve route op. Laat het routeboek minstens één keer proeflezen en druk het pas nadat route en vergunningen definitief zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een autotoertocht?
- Plan minimaal één coördinator voor de start, één voor de finish en extra vrijwilligers voor routecontrole, registratie en catering. Bij meerdere controlepunten of een lange route heb je per punt ten minste één bezet persoon nodig.
- Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een autotoertocht?
- Zorg vóór de start voor routepijlen, routeborden, verkeerskegels, afzetlint, reflecterende hesjes en waarschuwingsdriehoeken. Leg ook het autopechprotocol, noodnummers en communicatiemiddelen klaar en controleer alles op de dag vóór vertrek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!