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Organiser un défilé aux lumières sans rien oublier

Un défilé aux lumières demande surtout une bonne coordination du parcours, des participants et des postes de sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations jusqu’au démontage. Prévoyez les éclairages, le balisage, les gilets et les batteries avant les derniers jours. Le jour J, chaque bénévole doit connaître son emplacement, son horaire et la procédure à suivre en cas de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Tracer définitivement l’itinéraire

    2 personnes

  • Vérifier la sécurité routière de l'itinéraire

    2 personnes

  • Gérer les autorisations et les déclarations

  • Réserver le lieu de départ

  • Vérifier la couverture d'assurance

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles par poste

    2 personnes

  • Créer la carte du parcours et la liste des participants

    2 personnes

  • Concevoir les flèches et les panneaux de direction

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer aux participants les informations pratiques

  • Vérifier les vélos et les lampes

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer les panneaux et les flèches de parcours

  • Tester la décoration lumineuse

    2 personnes

  • Composer les kits de démarrage

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les tentes de fête

    4 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer la décoration lumineuse

    3 personnes

  • Installer les flèches de direction et les panneaux

    4 personnes

  • Briefer les postes de circulation

    2 personnes

  • Aménager le point café et boissons

    3 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Cocher les inscriptions

    2 personnes

  • Distribuer les lampes et les cartes d’itinéraire

    3 personnes

  • Vérifier l’éclairage des vélos

    2 personnes

  • Donner les consignes d’accueil

  • Faire partir le premier groupe

    3 personnes

  • Tenir les postes de circulation

    6 personnes

  • Effectuer un contrôle du parcours

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Accueillir les cyclistes à venir

    3 personnes

  • Enregistrer les derniers participants

  • Récupérer les flèches et panneaux d’orientation

    4 personnes

  • Éteindre la décoration lumineuse

    2 personnes

Suivi

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Collecter et trier les déchets

    3 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Rassembler les objets perdus

  • Stocker le matériel au sec

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Vérifier le parcours sur les matériaux restants

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 12
  • Nappesqté 6
  • Poubellesqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Lanternes LEDqté 20
  • Lampes de vélo LEDqté 120
  • Lampes frontalesqté 8
  • Piles AAqté 48
  • Piles AAAqté 24

Décoration

  • Lampions en papierqté 30
  • Ballonsqté 50
  • Ruban de décorationqté 4
  • Décoration de tableqté 6

Équipement

  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Mégaphonesqté 2
  • Batteries externesqté 4

Parcours et sécurité

  • Panneaux de directionqté 20
  • Flèchesqté 40
  • Ruban de balisageqté 4
  • Gilets de signalisationqté 12
  • Brassards réfléchissantsqté 120
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Pompes à véloqté 2
  • Kits de réparation de pneusqté 2
  • Lampes de pocheqté 6
  • Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Louchesqté 6
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6
  • Pincesqté 4
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Verres doseursqté 2
  • Pains de glaceqté 12

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Balai et pelleqté 2
  • Sets de serpillièreqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Finalisez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Vérifiez ensuite la circulation, les points dangereux et le nombre de bénévoles nécessaires à chaque intersection.
  • Traitez les inscriptions au fur et à mesure et notez les besoins alimentaires. Envoyez les informations pratiques au moins 3 jours avant le défilé, avec le lieu de départ, l’horaire et le parcours.
  • Testez toutes les décorations et lampes au plus tard la veille. Prévoyez des piles AA et AAA de rechange, ainsi que des batteries externes pour les équipements utilisés pendant le parcours.
  • Préparez un kit de départ par participant ou par groupe. Il peut contenir les consignes, les indications du parcours et les éléments lumineux prévus, afin de réduire l’attente au comptoir d’inscription.
  • Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, les tentes et le balisage. Gardez une marge d’au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour briefer les postes de circulation et corriger les derniers problèmes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un défilé aux lumières ?
Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, gérer les autorisations, réserver le lieu de départ et répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé aux lumières ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de circulation identifié, puis ajoutez 2 personnes pour les inscriptions et l’accueil. Le nombre exact dépend du parcours et du nombre d’intersections à sécuriser.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoyez les consignes pratiques 3 à 5 jours avant le défilé, puis rappelez l’horaire et le lieu de départ le jour précédent. Indiquez aussi les recommandations concernant les vélos, les lampes et la météo.
Que faut-il vérifier la veille d’un défilé aux lumières ?
La veille, vérifiez les prévisions météo, testez chaque élément lumineux et contrôlez les vélos et les lampes. Imprimez également les flèches et panneaux, préparez les kits de départ et regroupez les piles, outils et trousses de premiers secours.

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