Lichterlauf organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Lichterlauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine beleuchtete Strecke. Du musst die Route sichern, Genehmigungen klären, Helfer einteilen und Startort sowie Beleuchtung rechtzeitig vorbereiten. Besonders leicht vergessen werden geprüfte Fahrräder, Ersatzbatterien, verständliche Wegweiser und praktische Teilnehmerinformationen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route endgültig festlegen
2 Personen
Route auf Verkehrssicherheit prüfen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Startort reservieren
Versicherungsschutz prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
Routenkarte und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Pfeile und Wegweiser gestalten
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmern praktische Informationen senden
Fahrräder und Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Wegweiser und Pfeile drucken
Lichtdekoration testen
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Lichtdekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser und Schilder aufstellen
4 Personen
Verkehrsposten instruieren
2 Personen
Kaffee- und Getränkestand einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Lichter und Routenkarten verteilen
3 Personen
Fahrradbeleuchtung prüfen
2 Personen
Willkommensansprache halten
Erste Gruppe loslassen
3 Personen
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
Streckenkontrolle durchführen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Ankommende Radfahrer empfangen
3 Personen
Letzte Teilnehmer registrieren
Wegweiserpfeile und Schilder abholen
4 Personen
Lichtdekoration ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
Möbel abbauen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien trocken lagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Route auf Restmaterialien prüfen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 12
- TischdeckenAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LaternenAnz. 20
- LED-FahrradlichterAnz. 120
- StirnlampenAnz. 8
- AA-BatterienAnz. 48
- AAA-BatterienAnz. 24
Dekoration
- PapierlampionsAnz. 30
- BallonsAnz. 50
- DekorationsbandAnz. 4
- TischdekorationAnz. 6
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- MegafoneAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Route und Sicherheit
- WegweiserAnz. 20
- PfeileAnz. 40
- AbsperrbandAnz. 4
- WarnwestenAnz. 12
- Reflektierende ArmbänderAnz. 120
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FahrradpumpenAnz. 2
- ReifenflicksetsAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Route frühzeitig endgültig fest und prüfe sie anschließend auf Verkehrssicherheit. Plane für jede wichtige Abzweigung einen Wegweiser oder Pfeil ein und halte Absperrband sowie Warnwesten für kritische Stellen bereit.
- Kläre Genehmigungen, Meldungen und den Versicherungsschutz mehrere Wochen vor dem Lichterlauf. Der Startort sollte ebenfalls früh reserviert sein, damit Aufbau, Anmeldung und Abschluss dort zuverlässig stattfinden können.
- Teile die Freiwilligen nicht erst am Veranstaltungstag ein. Weise jedem Posten eine konkrete Person zu und gib den Verkehrsposten vor dem Start eine kurze Einweisung zu Route, Warnwesten und Megafonen.
- Teste die Lichtdekoration, LED-Fahrradlichter und Stirnlampen vorab. Kontrolliere außerdem, ob AA- und AAA-Batterien, Powerbanks und Verlängerungskabel vorhanden sind; fehlende Energieversorgung fällt meist erst beim Aufbau auf.
- Sende den Teilnehmenden die praktischen Informationen spätestens einige Tage vorher. Nenne Startzeit, Treffpunkt, Streckenhinweise, Anforderungen an Fahrrad und Beleuchtung sowie eine Kontaktmöglichkeit für Ernährungswünsche oder Rückfragen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Lichterlauf organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Route, Genehmigungen, Versicherung, Startort und Helfer brauchen mehr Vorlauf als Einkauf und Dekoration.
- Wie viele Helfer brauche ich für einen Lichterlauf?
- Plane mindestens eine eingeteilte Person pro Verkehrsposten und zusätzlich Helfer für Anmeldung, Startpakete und Aufbau ein. Erstelle die Postenverteilung spätestens 7 Tage vor dem Lauf.
- Was muss ich bei der Beleuchtung eines Lichterlaufs prüfen?
- Teste die gesamte Lichtdekoration sowie Fahrradlichter und Stirnlampen mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Halte passende AA- und AAA-Batterien, Powerbanks und Ersatzbeleuchtung bereit.
- Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?
- Schicke Treffpunkt, Startzeit, Route, Beleuchtungshinweise und organisatorische Details spätestens 3 Tage vor dem Lichterlauf. Änderungen durch Wetter oder Route solltest du zusätzlich am Veranstaltungstag weitergeben.
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