Boodschappenlijst voor een lezingavond

Voor een lezingavond heb je meer nodig dan alleen stoelen en een microfoon. Denk aan registratie, naamkaartjes, programma’s, presentatieapparatuur, koffie en water voor het publiek. Stem de hoeveelheden af op het aantal aanmeldingen en houd voor papierwerk en catering een kleine reserve aan. Met deze lijst zie je welke spullen je moet kopen, lenen of tijdig reserveren voordat de zaal opengaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Kledingrek
Sprekerslessenaar

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Waterkaraffenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoon
Luidsprekerset
Presentatieclicker
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60

Kantoor

Naamkaartjesaantal 60
Geprinte programma'saantal 60
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 60
A4-papier
Plakbandaantal 2
Markeerstiftenaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 3 liter
- Mineraalwater plat - 36 flessen
- Mineraalwater bruisend - 24 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Baguettes - 12 stuks
- Belegde broodjes - 50 stuks
- Vegetarische broodjes - 15 stuks
- Veganistische broodjes - 8 stuks
- Glutenvrije broodjes - 6 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Hummus - 4 bakjes
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Jonge kaas - 2 kilo
- Komkommer - 4 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 60 stuks
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute nootjes - 3 zakken
- Koekjes - 6 pakken
- Mini-muffins - 60 stuks
- Pure chocolade - 4 repen
- Citroenen - 6 stuks
- Servetten - 200 stuks
- Cocktailprikkers - 1 doos
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 2 flacons
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks

Tips

Neem voor naamkaartjes, programma’s en notitieblokken ongeveer 10 procent extra mee ten opzichte van het definitieve aantal deelnemers. Zo kom je niet tekort bij late aanmeldingen of een foutdruk.
Plan per deelnemer minimaal één waterglas en reken voor de eerste pauze op één kopje koffie of thee. Zet daarnaast extra waterkaraffen klaar, zodat de spreker en het publiek niet tijdens de lezing hoeven te wachten.
Controleer de presentatie uiterlijk één dag vooraf op de presentatielaptop. Test ook de beamer, het projectiescherm, de draadloze microfoon, de HDMI-kabel en eventuele HDMI-adapterset met dezelfde aansluiting als op de avond zelf.
Leg per techniekpunt een verlengkabel en stekkerdoos klaar en neem minimaal één reservekabel mee. Kabels over looproutes moeten vóór ontvangst van de deelnemers zijn weggewerkt of vastgezet.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor de inloop in met naamkaartjes, naamhouders, pennen en de deelnemerslijst. Zet het kledingrek en de catering zo dat de entree en de zichtlijn naar het podium vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een lezingavond?: Zet voor iedere bevestigde deelnemer één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 50 aanmeldingen betekent dat 53 tot 55 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Hoeveel naamkaartjes en programma’s moet ik printen?: Print voor het definitieve aantal deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 40 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 44 naamkaartjes en 44 programma’s.
Wanneer moet ik de techniek voor een lezing testen?: Test beamer, scherm, laptop, microfoon en luidsprekerset uiterlijk één dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten voordat de deuren opengaan.
Hoeveel koffie, thee en water heb ik nodig per persoon?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee drankmomenten per persoon: bijvoorbeeld één kop koffie of thee en één glas water. Voor 50 deelnemers zet je dus minimaal 50 kopjes, 50 waterglazen en extra waterkaraffen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.