Qué comprar para una noche de conferencias
Una noche de conferencias necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne el material para recibir a los participantes, servir café y agua, apoyar las presentaciones y preparar el catering sin improvisaciones. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade un pequeño margen para vasos, tazas y material de registro. Comprueba también con antelación qué equipo aporta la sala y qué debes recoger o llevar tú.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de registro
- Perchero
- Atril
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platos para postrecant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharillascant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófono inalámbrico
- Equipo de altavoces
- Clicker de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Kit de adaptadores HDMI
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portatarjetas de nombrecant. 60
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Programas impresoscant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Bloc de notascant. 60
- Papel A4
- Cinta adhesivacant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 4
- Carteles de flechascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Agua mineral sin gas - 36 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Baguettes - 12 unidades
- Bocadillos - 50 unidades
- Bocadillos vegetarianos - 15 unidades
- Bocadillos veganos - 8 unidades
- Sándwiches sin gluten - 6 piezas
- Mantequilla - 500 gramos
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Pepino - 4 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Frutos secos salados - 3 bolsas
- Galletas - 6 paquetes
- Mini muffins - 60 unidades
- Chocolate negro - 4 tabletas
- Limones - 6 unidades
- Servilletas - 200 unidades
- Palillos para cóctel - 1 caja
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 2 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
Consejos
- Prepara una silla por participante y añade entre un 5 % y un 10 % si esperas inscripciones de última hora. Reserva también una mesa de registro y otra para el buffet.
- Para una sesión de 3 a 4 horas, calcula al menos 0,75 litros de agua por persona: coloca jarras en la sala y vasos tanto en el buffet como cerca de las mesas.
- Compra o prepara un juego de acreditación por asistente y lleva entre un 10 % y un 15 % de tarjetas de nombre adicionales para cambios, acompañantes o errores de impresión.
- No des por hecho que el portátil y los conectores son compatibles. Lleva un cable HDMI, un kit de adaptadores, alargadores y regletas, y prueba la presentación completa al menos 24 horas antes.
- Para el café de bienvenida, calcula dos tazas por persona durante la primera hora y comprueba que haya suficientes cucharillas, tazas, platos de postre y bandejas antes de montar el catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una noche de conferencias?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 80 asistentes, prepara entre 84 y 88 sillas, siempre que el espacio lo permita.
- ¿Cuánta agua y café necesito por asistente?
- Reserva unos 0,75 litros de agua por persona para una conferencia de 3 a 4 horas. Para la primera hora, calcula dos tazas de café por asistente y ajusta la cantidad si también sirves té.
- ¿Qué material técnico debo llevar a una conferencia?
- Como mínimo, comprueba el proyector, la pantalla, el portátil de presentación, el micrófono, los altavoces y el clicker. Lleva un cable HDMI, adaptadores, alargadores y regletas, y haz una prueba técnica 24 horas antes.
- ¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los programas?
- Cierra la lista de participantes entre 24 y 48 horas antes. Imprime entonces las tarjetas de nombre y los programas, dejando entre un 10 % y un 15 % de copias o tarjetas extra.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!