Que faut-il prévoir pour une soirée de conférences ?

Une soirée de conférences demande plus qu’un programme et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, les pauses, la présentation et les solutions de secours pour la technique. Cette liste regroupe les achats et le matériel à réunir pour installer la salle, servir les boissons et remettre les informations aux participants. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, puis garde une marge pour les invités de dernière minute et les consommables oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Portant à vêtements
Pupitre

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Micro sans fil
Ensemble de haut-parleurs
Télécommande de présentation
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 60

Bureau

Badges nominatifsqté 60
Programmes imprimésqté 60
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 60
Papier A4
Ruban adhésifqté 2
Marqueursqté 4
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Sandwiches garnis - 50 pièces
- Sandwichs végétariens - 15 pièces
- Sandwichs végétaliens - 8 pièces
- Petits pains sans gluten - 6 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Concombre - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Noix salées - 3 sacs
- Biscuits - 6 paquets
- Mini-muffins - 60 pièces
- Chocolat noir - 4 tablettes
- Citrons - 6 pièces
- Serviettes - 200 pièces
- Pics à cocktail - 1 boîte
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces

Conseils

Prévois deux verres à eau et au moins une tasse à café par participant, puis ajoute 10 % de réserve pour les pertes et les arrivées imprévues.
Pour une pause d’une heure, compte environ deux boissons par personne et une portion de chaque encas prévu. Mets les boissons au frais avant l’arrivée des participants.
Imprime les badges nominatifs et les programmes au plus tard la veille. Prévois 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant le début. Garde sur place un câble HDMI, un kit d’adaptateurs, des rallonges et des multiprises de secours.
Installe la table d’inscription avec les badges, les stylos et les blocs-notes avant l’ouverture des portes. Prévois au moins un stylo pour deux participants et une chaise pour chaque personne attendue.

Questions fréquentes

Combien de verres et de tasses prévoir pour une soirée de conférences ?: Prévois au minimum un verre à eau et une tasse à café par participant, avec 10 % de réserve. Pour 50 personnes, cela représente 55 verres et 55 tasses.
Quelle quantité de boissons acheter pour une conférence ?: Compte environ deux boissons par personne pendant la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Pour 50 participants et une soirée de trois heures, prévois environ 200 boissons, en tenant compte de l’eau, du café et des autres boissons servies.
Quand imprimer les badges et les programmes ?: Imprime-les la veille, après la clôture de la liste des participants. Ajoute 5 à 10 % d’exemplaires vierges ou supplémentaires afin de gérer les inscriptions tardives et les corrections.
Quel matériel technique faut-il tester avant une conférence ?: Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, le micro sans fil, les haut-parleurs, la télécommande et les connexions au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifie aussi les rallonges, les multiprises et les adaptateurs HDMI.

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