Einkaufsliste für einen Vortragsabend
Für einen Vortragsabend brauchst du mehr als Kaffee und einen Beamer. Neben Getränken und Snacks müssen Präsentationstechnik, Geschirr, Namensschilder und gedruckte Programme rechtzeitig bereitliegen. Plane die Mengen nach der Zahl der angemeldeten Gäste und bestelle Catering sowie Technik früh genug. Besonders oft fehlen passende HDMI-Adapter, zusätzliche Verlängerungskabel oder ausreichend Wasserkaraffen am Veranstaltungstag.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Registrierungstisch
- Kleiderständer
- Rednerpult
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- KuchenplattenAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- WasserkaraffenAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- Kabelloses Mikrofon
- Lautsprecherset
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-Adapter-Set
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 60
Büro
- NamensschilderAnz. 60
- Gedruckte ProgrammeAnz. 60
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 60
- A4-Papier
- KlebebandAnz. 2
- MarkerAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Mineralwasser still - 36 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Baguettes - 12 Stück
- Belegte Brötchen - 50 Stück
- Vegetarische Brötchen - 15 Stück
- Vegane Brötchen - 8 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 6 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Hummus - 4 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Gurke - 4 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzige Nüsschen - 3 Beutel
- Kekse - 6 Packungen
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Zartbitterschokolade - 4 Riegel
- Zitronen - 6 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Cocktailspieße - 1 Box
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 2 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 30 Stück
Tipps
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich mindestens eine Wasserkaraffe je 8 bis 10 Gäste bereit.
- Plane bei Kaffee, Kuchen und kleinen Snacks etwa zwei Kuchenstücke oder Snackportionen pro Person ein. Kaufe Servierschalen, Kuchenplatten, Gabeln und Teelöffel nicht exakt passend zur Gästezahl, sondern mit 10 bis 15 Prozent Reserve.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege für jeden erwarteten Anschlusstyp mindestens einen passenden HDMI-Adapter und zwei Verlängerungskabel bereit.
- Drucke Namensschilder und Programme zwei bis drei Tage vor dem Vortragsabend. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent leere Namensschilder sowie mindestens einen Stift pro Registrierungsperson bereit.
- Stelle für die Registrierung einen eigenen Tisch nahe dem Eingang auf und plane pro 50 Gäste mindestens einen weiteren Tisch für Getränke oder Catering ein. Tischdecken, Namensschildhalter und ein Kleiderständer werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Häufige Fragen
- Was braucht man für einen Vortragsabend zu essen und zu trinken?
- Plane pro Person zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und danach etwa ein Getränk pro weiterer Stunde. Für Kaffee, Kuchen und Snacks sind zwei Portionen pro Person plus 10 Prozent Reserve ein praktikabler Richtwert.
- Wie viel Technik brauche ich für einen Vortragsabend?
- Für einen Referenten brauchst du mindestens einen Beamer, eine Leinwand, einen Präsentationslaptop und einen Präsentationsklicker. Bei größeren Sälen kommen ein kabelloses Mikrofon und ein Lautsprecherset hinzu; teste alles spätestens 24 Stunden vorher.
- Wie viele Programme und Namensschilder soll ich drucken?
- Drucke ein Programm pro angemeldeter Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei Namensschildern genügen die bestätigten Anmeldungen plus 10 bis 15 Prozent leere Schilder für Nachmeldungen oder Schreibfehler.
- Wann muss ich Catering und Technik für einen Vortragsabend bestellen?
- Bestelle Catering und mietpflichtige Technik möglichst 2 bis 4 Wochen vor dem Termin. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 5 bis 7 Tage vorher an den Caterer weitergeben.
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