Boodschappenlijst voor een lezingavond

Voor een lezingavond heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Denk ook aan een werkende HDMI-kabel, verlengkabels, naamkaartjes, koffievoorziening en duidelijke bewegwijzering. Stem servies en dranken af op het aantal aanmeldingen en houd extra materiaal achter de hand voor techniek of registratie. Met deze boodschappenlijst controleer je vooraf of de zaal, het koffiepunt en de presentatie zonder improviseren klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker
Draadloze microfoon
Compacte luidspreker

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 2
Opscheptangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Plakbandaantal 3
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee - 4 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroen - 6 stuks
- Plat water - 8 flessen
- Bruisend water - 8 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Appelsap - 4 pakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoutjesmix - 3 zakken
- Mini-pretzels - 3 zakken
- Kaaskoekjes - 4 pakken
- Volkoren toast - 5 pakken
- Roomkaas - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 60 stuks
- Mini-muffins - 60 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan beleg - 2 kuipjes
- Servetten - 3 pakken
- Papieren bekers - 100 stuks
- Papieren bordjes - 100 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Koffiefilters - 100 stuks
- Vershoudfolie - 1 rol
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Keukenpapier - 4 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen

Tips

Plan per aanwezige één stoel en neem voor de registratie extra naamkaartjes en schrijfmateriaal mee. Leg de kaartjes alfabetisch of op organisatielijst klaar, zodat het aanmelden niet ophoopt.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet koffie en thee klaar in thermoskannen en voorzie daarnaast waterglazen; controleer minstens 1 dag vooraf of er genoeg kopjes en kannen zijn.
Test de presentatie uiterlijk 2 uur voor aanvang met de gebruikte laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel. Neem minstens 2 verlengkabels en 2 stekkerdozen mee, omdat aansluitpunten in een zaal vaak niet naast de spreektafel zitten.
Zorg voor een draadloze microfoon en compacte luidspreker als de zaal groter is dan een kleine vergaderruimte. Leg ook een presentatieklikker klaar en test het geluid vóór de spreker binnenkomt.
Richt het koffiepunt en de registratietafel minstens 30 minuten vóór de ontvangst in. Leg borden, besteksets, serveerbladen, opscheptangen, afvalbakken en wegwijzerborden alvast op hun plaats; die laatste materialen worden vaak pas gemist wanneer de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een lezingavond met 50 personen?: Voor 50 bezoekers heb je minimaal 50 stoelen nodig, plus een kleine reserve als de zaal dat toelaat. Reken voor het eerste uur op ongeveer 100 tot 150 drankjes, aangevuld met 50 waterglazen en voldoende koffie- en theekopjes. Voeg een beamer, scherm, laptop, HDMI-kabel, microfoon en luidspreker toe.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een lezingavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, dus 100 tot 150 drankjes bij 50 bezoekers. Verdeel die hoeveelheid over koffie, thee en water op basis van je publiek. Zet de thermoskannen uiterlijk 15 minuten vóór binnenkomst klaar.
Wanneer moet ik de techniek voor een lezing testen?: Test de volledige opstelling minstens 2 uur vóór aanvang: laptop, presentatie, beamer, scherm, HDMI-kabel, microfoon en luidspreker. Controleer ook verlengkabels en stekkerdozen. Zo houd je tijd over om een ontbrekende kabel of een incompatibele aansluiting te vervangen.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een lezingavond?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en houd bij voorkeur 5 tot 10 procent extra ruimte of stoelen achter de hand. Gebruik minimaal een registratietafel, een tafel voor koffie en thee en een spreektafel. Plaats de tafels minstens 30 minuten vóór de ontvangst, zodat techniek en catering nog kunnen worden gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.