Que faut-il acheter pour une soirée de conférences ?

Pour une soirée de conférences, les achats ne se limitent pas au café et aux en-cas. Il faut aussi prévoir la projection, les branchements, l’accueil des participants et la circulation dans la salle. Comptez la vaisselle et les boissons selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les imprévus. Cette liste rassemble le matériel et les fournitures à avoir sur place avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation
Micro sans fil
Enceinte compacte

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 2
Pince de serviceqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Cartes de menuqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Ruban adhésifqté 3
Décoration de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 packs
- Jus de pomme - 4 briques
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Mini bretzels - 3 sacs
- Biscuits au fromage - 4 paquets
- Toast complet - 5 packs
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Mini-muffins - 60 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Tartinade végétalienne - 2 barquettes
- Serviettes - 3 paquets
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Assiettes en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres d’eau par personne pour la soirée, surtout si les interventions sont longues. Ajoutez quelques verres propres en réserve pour éviter de manquer au moment du café.
Pour la technique, emportez au moins 2 rallonges, 2 multiprises et un câble HDMI de rechange. Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le micro sans fil et le cliqueur avant l’arrivée des invités.
Comptez une tasse par participant pour le café et le thé, puis prévoyez 10 % de tasses supplémentaires. Faites chauffer l’eau dans plusieurs thermos ou bouilloires afin d’éviter une file d’attente trop longue.
Préparez les badges nominatifs et les programmes au moins 24 heures avant la soirée. Gardez 5 à 10 badges vierges et quelques exemplaires supplémentaires du programme pour les inscriptions de dernière minute.
Installez les panneaux directionnels, la table d’inscription et les porte-manteaux avant l’ouverture de la salle, idéalement 30 minutes à l’avance. Gardez du ruban adhésif et des ciseaux à portée de main pour les derniers ajustements.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée de conférences ?: Prévoyez 2 à 3 verres par personne pour l’eau et les autres boissons. Ajoutez environ 10 % de marge, car certains participants utilisent plusieurs verres au cours de la soirée.
Combien de tasses faut-il pour le café et le thé ?: Comptez une tasse par participant et ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 personnes, prévoyez donc environ 55 tasses, avec suffisamment de thermos ou de bouilloires pour le service.
Quel matériel technique faut-il tester avant une conférence ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, le cliqueur, le micro sans fil et l’enceinte compacte. Faites ce test au moins 1 heure avant l’accueil des invités et gardez un câble de rechange sur place.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Préparez-les au moins 24 heures avant l’événement. Imprimez 5 à 10 programmes supplémentaires et gardez quelques badges vierges pour les inscriptions tardives ou les changements de dernière minute.

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