Qué necesitas para una noche de conferencias
Una noche de conferencias necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne el material para recibir a los asistentes, servir café y aperitivos, y mantener las ponencias funcionando sin pausas. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade algunas unidades de reserva para cables, vasos y tarjetas de nombre. Revisa también la compatibilidad del portátil, el proyector y el micrófono antes del día del evento.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
- Micrófono inalámbrico
- Altavoz compacto
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Cocina
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 4
- Tijerascant. 2
- Pinzas para servircant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartas del menúcant. 8
- Señales de orientacióncant. 6
- Cinta adhesivacant. 3
- Decoración de mesacant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua sin gas - 8 botellas
- Agua con gas - 8 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 6 envases
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Mix de snacks salados - 3 bolsas
- Mini pretzels - 3 bolsas
- Galletas de queso - 4 paquetes
- Tostadas integrales - 5 paquetes
- Queso crema - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Queso joven - 1,5 kilo
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 2 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Mini muffins - 60 unidades
- Mantequilla - 500 gramos
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Untables veganos - 2 tarrinas
- Servilletas - 3 paquetes
- Vasos de papel - 100 unidades
- Platos de papel - 100 piezas
- Palitos para remover - 100 unidades
- Filtros de café - 100 unidades
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Papel de cocina - 4 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Lavavajillas - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
Consejos
- Prepara una tarjeta de nombre por persona inscrita y añade entre 5 y 10 tarjetas en blanco para cambios de última hora. Coloca las tarjetas en la mesa de registro antes de abrir la sala.
- Calcula al menos un vaso para agua por asistente y reserva un 15 % adicional. Para el café y el té, utiliza una taza por persona más 10 unidades de repuesto.
- Lleva dos cables HDMI y dos alargadores, aunque solo esperes usar uno de cada. Un adaptador compatible con el portátil puede evitar que una presentación empiece tarde.
- Prepara las señales de orientación con antelación y lleva cinta adhesiva suficiente para fijarlas en varias puertas. Coloca una señal en la entrada, otra hacia la sala y otra cerca del registro.
- Organiza el punto de café en bandejas separadas para tazas, platos, cubiertos y aperitivos. Comprueba las preferencias dietéticas al menos 48 horas antes de cerrar el pedido del catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para una noche de conferencias?
- Prepara una silla por cada persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 80 asistentes, por ejemplo, reserva entre 84 y 88 sillas.
- ¿Cuántos vasos y tazas hacen falta para una conferencia?
- Calcula un vaso de agua por asistente y una taza por persona para café o té, con un 15 % adicional. Para 60 personas, serían al menos 69 vasos y 69 tazas.
- ¿Qué equipo técnico debo llevar a una noche de conferencias?
- Necesitas proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, clic de presentación, micrófono inalámbrico y altavoz compacto. Prueba todo entre 60 y 90 minutos antes de recibir a los invitados.
- ¿Cuándo debo pedir el catering para una noche de conferencias?
- Cierra el pedido entre 3 y 5 días antes y entrega al proveedor el número final de asistentes y sus preferencias dietéticas. Confirma la hora de llegada del catering al menos 24 horas antes.
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