Was Sie für einen Vortragsabend brauchen

Für einen Vortragsabend brauchen Sie mehr als Beamer und Stühle. Neben der Präsentation müssen Empfang, Kaffeebereich, Beschilderung und die Versorgung der Gäste funktionieren. Planen Sie Ausstattung, Geschirr und Verbrauchsmaterial nach der Zahl der angemeldeten Personen und prüfen Sie die Technik spätestens am Vortag. Die vollständige Liste auf dieser Seite hilft Ihnen beim Einkauf und beim Packen für den Veranstaltungstag.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
Präsentationsklicker
Kabelloses Mikrofon
Kompakter Lautsprecher

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 4
ScherenAnz. 2
ServierzangenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
SpeisekartenAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 6
KlebebandAnz. 3
TischdekorationAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitrone - 6 Stück
- Stillwasser - 8 Flaschen
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Mini-Brezeln - 3 Beutel
- Käsecracker - 4 Packungen
- Vollkorntoast - 5 Packungen
- Frischkäse - 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Vegane Aufstriche - 2 Becher
- Servietten - 3 Packungen
- Pappbecher - 100 Stück
- Pappteller - 100 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Kaffeefilter - 100 Stück
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen

Tipps

Rechnen Sie pro Gast mit einer Kaffeetasse, einem Wasserglas, einem Teller und einem Besteckset – plus etwa 10 Prozent Reserve. So müssen Sie während der Pause nicht nachspülen.
Stellen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Mikrofon spätestens am Vortag zusammen. Ein zusätzliches Verlängerungskabel gehört ebenfalls in die Technikbox.
Kühlen Sie die Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stellen Sie Thermoskannen, Wasserkocher, Serviertabletts und Servierzangen gemeinsam im Kaffeebereich bereit. Für die erste Pause sollte alles mindestens 30 Minuten vorher fertig sein.
Drucken Sie Programme, Namensschilder und Wegweiser vor dem Einlass. Legen Sie Klebeband und Scheren an den Registrierungstisch, damit fehlende Schilder oder kurzfristige Änderungen sofort erledigt werden können.
Planen Sie für Redner- und Präsentationstisch genügend Platz ein und prüfen Sie vor dem Saal öffnen Stromwege, Sitzordnung und Sicht auf die Leinwand. Abfallbehälter sowie Besen und Kehrblech werden oft vergessen, obwohl nach Kaffee und Snacks schnell etwas liegen bleibt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Vortragsabend?: Sie brauchen Sitzmöbel, Rednertisch, Beamer, Leinwand, Laptop, Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofon und Lautsprecher. Für den Empfang kommen Namensschilder, Programme und Wegweiser hinzu; für die Pause außerdem Geschirr, Kaffeeausstattung, Getränke und Snacks.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Vortragsabend?: Planen Sie pro angemeldeter Person eine Kaffeetasse, ein Wasserglas, einen Teller und ein Besteckset. Kaufen oder leihen Sie zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, bei 50 Gästen also jeweils mindestens 55 Stück.
Wann sollte ich die Technik für den Vortragsabend testen?: Testen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung, Klicker, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag. Wiederholen Sie einen kurzen Funktionstest 60 Minuten vor dem Einlass, weil dann noch Zeit für Ersatzkabel oder Änderungen bleibt.
Wie viel Zeit brauche ich für die Vorbereitung des Vortragsabends?: Planen Sie mindestens 90 Minuten für Aufbau, Technikanschluss, Registrierungstisch, Kaffeebereich und Beschilderung ein. Öffnen Sie den Saal idealerweise 60 Minuten vor Beginn, damit Redner empfangen und letzte Präsentationsänderungen geprüft werden können.

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