Checklist voor een lezing organiseren
Een lezing vraagt om meer dan een spreker en een zaal. Je regelt vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en briefing, en controleert ruim vóór de start de presentatie, microfoon en beamer. Op de dag zelf moeten registratie, koffiepunt, stoelen en catering klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Met deze checklist werk je van uitnodiging naar afronding, zonder last-minute zoeken naar kabels, naamkaartjes of servies.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Reservering bevestigen
Sprekerbriefing versturen
Presentatie controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Naamkaartjes voorbereiden
Aanwezigheidslijst printen
Catering voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Catering klaarzetten
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Pauzedranken bijvullen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 8
- Spreektafel
- Registratietafel
- Krukkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 90
- Borrelbordenaantal 90
- Vorkenaantal 90
- Servettenaantal 200
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoon
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Presentatieklikker
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 90
- Tafelkledenaantal 8
- Richtingbordjesaantal 6
- Naambord spreker
Keuken
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 2
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
- Flessenopenersaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stofzuiger
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Sluit de aanmeldingen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de lezing af. Gebruik het aantal deelnemers om stoelen, naamkaartjes, koffie, thee, waterglazen en catering klaar te zetten en noteer dieetwensen op één overzicht.
- Plan de techniekcontrole minimaal 60 minuten voor de start. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen aan en test de draadloze microfoon én de presentatie met de presentatieklikker.
- Richt de registratiebalie minstens 30 minuten voor opening in. Leg de aanwezigheidslijst, naamkaartjes en richtingbordjes klaar en wijs één persoon aan die bezoekers ontvangt en aanwezigheid registreert.
- Zet koffie en thee niet pas bij aanvang klaar. Plaats koffiezetapparaten, waterkokers, koffiekannen, theepotten, koffiekopjes, waterglazen, servetten en afvalbakken vooraf op één duidelijk koffiepunt.
- Bevestig de reservering en stuur de sprekerbriefing uiterlijk 48 uur vooraf. Vermeld daarin de begintijd, toegang tot de zaal, beschikbare techniek en het moment waarop de spreker kan testen; leg ook het naambord klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een lezing organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de uitnodigingen en de reservering van de locatie. Plan de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en technische controle in de laatste 3 tot 5 dagen.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een lezing?
- Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra capaciteit aan. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de ruimte.
- Wanneer moet ik de techniek voor een lezing testen?
- Test beamer, scherm, laptop, HDMI-kabel, microfoon en presentatie minimaal 60 minuten voor de start. Laat de spreker bij voorkeur 30 minuten vooraf aansluiten om dia’s en geluid zelf te controleren.
- Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een lezing?
- Reken voor het eerste uur op 2 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor 40 bezoekers heb je dus circa 80 drankjes voor het eerste uur nodig, plus extra water.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!