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Vortrag organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Bei einem Vortrag müssen Anmeldung, Technik, Raum und Verpflegung ineinandergreifen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Einladungen und Reservierung, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst. In den letzten Tagen prüfst du Präsentation, Mikrofon und Sitzordnung; am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten und ein früher Aufbau. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung – von der Einladung bis zur Kaffeeausgabe.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Reservierung bestätigen

  • Referentenbriefing versenden

  • Präsentation prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Networking-Event betreuen

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 90
  • SnacktellerAnz. 90
  • GabelnAnz. 90
  • ServiettenAnz. 200

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses Mikrofon
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Präsentationsklicker
  • KühlboxenAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 90
  • TischdeckenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 6
  • Namensschild für Sprecher

Küche

  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8
  • FlaschenöffnerAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 2

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Staubsauger
  • PutzlappenAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen frühzeitig und sende etwa 3 bis 5 Tage vor dem Vortrag eine Erinnerung. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Anwesenheitsliste rechtzeitig abschließen.
  • Bitte Referierende spätestens 7 Tage vorher um ihre Präsentation und prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Teste dabei auch Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. In dieser Zeit lassen sich Stühle und Tische stellen, Registrierungstheke und Kaffeebereich einrichten sowie Mikrofon und Verlängerungskabel testen.
  • Bereite Namensschilder und Anwesenheitsliste am Vortag vor und lege sie an der Registrierung bereit. Ein separates Namensschild für den Sprecher verhindert Verzögerungen beim Empfang.
  • Kühle Getränke einige Stunden vorher und stelle Kaffee, Tee und Wasser erst kurz vor dem Einlass bereit. Rechne Geschirr, Servietten und Abfallbehälter für alle erwarteten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Reservierung und Einladungen. Die Technik, das Catering und die Präsentation sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Erinnerung für einen Vortrag verschicken?
Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vorher ist sinnvoll. Bitte die Angemeldeten dabei um eine letzte Rückmeldung zu Teilnahme und Ernährungswünschen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Vortrag?
Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Für umfangreiche Technik, Catering oder eine größere Sitzordnung sind 2 Stunden sicherer.
Was muss man bei der Vortragstechnik testen?
Teste mindestens 60 Minuten vor Beginn Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Mikrofon. Öffne die Präsentation vollständig und prüfe auch die Lautstärke im hinteren Teil des Saals.

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