Checklist para organizar una conferencia sin contratiempos
Una conferencia requiere coordinar asistentes, ponentes, sala, equipos y catering en un orden concreto. Empieza con las invitaciones y las inscripciones, y recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar la restauración. Durante los días previos, confirma la reserva, reúne las presentaciones y prepara las tarjetas de nombre. El día del evento, deja tiempo para montar las sillas, probar el micrófono y conectar el proyector antes de abrir el registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Confirmar la reserva
Enviar la información a los ponentes
Comprobar la presentación
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir la lista de asistencia
Preparar el catering
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar el micrófono
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar la restauración
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir café y té
2 personas
Moderación de la charla
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Reponer las bebidas del descanso
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa de registro
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 90
- Bandejas de aperitivoscant. 90
- Tenedorescant. 90
- Servilletascant. 200
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Papeleracant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Mantelescant. 8
- Señales direccionalescant. 6
- Cartel con el nombre del ponente
Cocina
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 2
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Abrebotellascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Aspiradora
- Paños de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen, para que el catering pueda calcular las raciones y adaptar los menús sin improvisaciones.
- Pide las presentaciones a los ponentes antes del día de la conferencia y pruébalas en el portátil con el proyector y el cable HDMI que usarás en la sala.
- Llega al menos 90 minutos antes de recibir a los visitantes. Ese margen permite colocar sillas y mesas, montar el registro, preparar el café y corregir problemas de sonido.
- Prepara las tarjetas de nombre y la lista de asistencia antes de abrir las puertas. Coloca el mostrador de registro cerca de la entrada y añade señales direccionales si la sala no se encuentra fácilmente.
- Comprueba cuántos enchufes necesitas antes del montaje: portátil, proyector, micrófono y máquinas de café pueden requerir regletas y cables alargadores separados para evitar tropiezos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar la reserva. Reserva los últimos 3 días para cerrar el catering, recibir las presentaciones y preparar la documentación.
- ¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas?
- Pregúntalas durante la inscripción y fija una fecha límite al menos 7 días antes de la conferencia. Así puedes comunicar el número de menús especiales al servicio de catering y evitar cambios de última hora.
- ¿A qué hora hay que llegar para preparar una conferencia?
- Llega como mínimo 90 minutos antes de la llegada de los asistentes. Necesitarás ese tiempo para revisar la sala, colocar el mobiliario, conectar el equipo, probar el micrófono y montar el café y el registro.
- ¿Qué hay que comprobar antes de que empiece una conferencia?
- Comprueba la reserva de la sala, la lista de asistencia, las tarjetas de nombre, las presentaciones y el funcionamiento del proyector y del micrófono. Haz una prueba completa al menos 30 minutos antes de abrir el registro.
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