Checklist pour organiser une conférence sans rien oublier

Une conférence réussie repose sur une préparation découpée dans le bon ordre. Commence par les invitations et le suivi des inscriptions, puis confirme la salle, les besoins alimentaires et les intervenants. La veille, vérifie les présentations, prépare les badges et imprime la liste de présence. Le jour même, prévois du temps pour installer les chaises, les tables, l’accueil, le café et le matériel audiovisuel avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Confirmer la réservation
Envoyer le briefing des intervenants
Vérifier la présentation
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Préparer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Mettre en place le service traiteur
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Plateaux apéritifsqté 90
Fourchettesqté 90
Serviettesqté 200

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Poubellesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappesqté 8
Panneaux d’orientationqté 6
Panneau nominatif du conférencier

Cuisine

Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Aspirateur
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoie un rappel quelques jours avant la conférence et profite-en pour confirmer les horaires, l’adresse, les besoins alimentaires et les éventuels changements de programme.
Demande les présentations aux intervenants au plus tard la veille. Teste chaque fichier sur l’ordinateur prévu et garde un câble HDMI ainsi qu’une rallonge à portée de main.
Prépare les badges nominatifs et la liste de présence avant l’ouverture du lieu. Installe le comptoir d’inscription près de l’entrée pour enregistrer rapidement les visiteurs.
Arrive suffisamment tôt pour tester le microphone, le vidéoprojecteur, l’écran et le cliqueur. Un test complet avant l’accueil évite de perdre les premières minutes de la conférence.
Mets en place le café, le thé, l’eau et le service traiteur avant l’arrivée du public. Prévois des tasses, verres, serviettes et poubelles à chaque zone de consommation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue, surtout si les participants doivent s’inscrire. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant la conférence pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Quand confirmer la réservation de la salle ?: Confirme la réservation au moins 2 semaines avant l’événement, puis vérifie encore une fois les horaires d’accès la veille. Cela te laisse le temps de corriger un problème de disposition, de mobilier ou d’équipement.
Combien de temps prévoir pour installer une conférence ?: Prévois au minimum 2 heures pour une conférence avec accueil, restauration et présentation audiovisuelle. Ajoute 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des fichiers ou des formats différents.
Que faut-il vérifier le jour d’une conférence ?: Vérifie la salle, les chaises, les tables, les badges, la liste de présence, le microphone et la présentation avant l’arrivée des visiteurs. Termine ces contrôles au moins 30 minutes avant l’ouverture de l’accueil.

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