Lezing organiseren: checklist en planning

Een lezing organiseren vraagt meer dan een zaal en een spreker vastleggen. Je moet ook aanmeldingen, dieetwensen, techniek, catering en de ontvangst van deelnemers op elkaar afstemmen. Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de zaal, spreker en het programma. Controleer de presentatie uiterlijk 2 werkdagen voor de lezing en plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw, testen en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Spreker vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek afstemmen
2 personen
Presentatie ontvangen
Presentatie controleren
2 personen
Catering bestellen
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Zaal controleren
2 personen

Event

Meubilair klaarzetten
3 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Techniek opbouwen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentatie klaarzetten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Spreker ontvangen
Deelnemers registreren
3 personen
Deelnemers verwelkomen
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Spreker uitzwaaien

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen opbergen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Onkosten verwerken
Opnames delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 65
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Registratietafel
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Tafelkleedjesaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 4
Pennenaantal 70

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg zaal en spreker eerst vast, liefst 6 tot 8 weken vooraf. Controleer meteen of er ruimte is voor stoelen, een spreektafel, een registratietafel, projectie en catering.
Vraag bij de aanmelding direct dieetwensen en contactgegevens uit. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij en stuur 2 tot 3 dagen voor de lezing een herinnering met tijd, route en praktische informatie.
Laat de spreker de definitieve presentatie uiterlijk 2 werkdagen vooraf aanleveren. Test het bestand op de laptop, controleer video en lettergrootte en zet ook een kopie klaar op een tweede gegevensdrager.
Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Zet stoelen en tafels klaar, sluit projector, scherm, HDMI-kabels en microfoons aan en test het geluid vanuit de achterste rij.
Zet koffie, thee en water pas vlak voor de ontvangst klaar, zodat het warm blijft. Reken voor registratie op één tafel en wijs minstens één persoon aan die de spreker ontvangt terwijl een ander deelnemers registreert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lezing organiseren?: Reserveer de zaal en leg de spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma bekend zijn en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de lezing.
Wanneer moet de presentatie van de spreker binnen zijn?: Vraag de definitieve presentatie uiterlijk 2 werkdagen voor de lezing op. Zo houd je tijd over om afbeeldingen, video's, lettertypen en aansluitingen op de laptop en projector te controleren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een lezing?: Plan minimaal 90 minuten vóór de start voor meubilair, registratie, catering en techniek. Test microfoons en projectie niet alleen bij de spreektafel, maar ook achter in de zaal.
Wanneer stuur ik een herinnering voor een lezing?: Stuur de deelnemers 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering. Vermeld daarin de begintijd, locatie, route, eventuele parkeerinformatie en het verzoek om op tijd te komen voor registratie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.