Checklist pour organiser une conférence sans rien oublier
Organiser une conférence demande de synchroniser la salle, l’intervenant, les inscriptions, la technique et l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation jusqu’à l’animation le jour J. Prévoyez notamment un suivi précis des participants, la réception et la vérification de la présentation, ainsi qu’un test complet des microphones et de la projection. Les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires ou les câbles de secours, sont intégrés au plan.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Réserver un intervenant
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner la technique
2 personnes
Recevoir la présentation
Vérifier la présentation
2 personnes
Commander le catering
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Événement
Installer le mobilier
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Monter la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer la présentation
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir l’intervenant
Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Accompagner le conférencier jusqu’à sa sortie
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Démonter la technique
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Traiter les frais
Partager les enregistrements
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 65
- Tablesqté 8
- Table de prise de parole
- Table d'inscription
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Cliqueur de présentation
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 4
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 70
- Nappesqté 8
- Panneaux directionnelsqté 4
- Stylosqté 70
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle et l’intervenant avant de finaliser le programme : gardez ensuite une version à jour avec les horaires, les pauses et les responsables de chaque séquence.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre définitif au traiteur au moins 3 jours avant la conférence. Ajoutez une marge pour les inscriptions tardives.
- Recevez la présentation de l’intervenant au plus tard 48 heures avant l’événement. Ouvrez chaque fichier sur l’ordinateur prévu et vérifiez le format, les vidéos, les polices et les liens.
- Testez les microphones, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Gardez au moins un câble de rechange et placez les branchements de façon à éviter les passages dangereux.
- Installez la table d’inscription et préparez l’accueil au moins 45 minutes avant l’ouverture des portes. Placez les chaises, les tables, les badges ou listes nécessaires, puis préparez le café et le thé avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une conférence ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et l’intervenant, de diffuser les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer le catering.
- Quand envoyer les invitations pour une conférence ?
- Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Fermez ou vérifiez la liste des participants 2 à 3 jours avant afin d’ajuster les repas et le matériel.
- Comment tester la technique avant une conférence ?
- Effectuez un test complet au moins 60 minutes avant l’accueil du public. Vérifiez chaque microphone, la projection, le câble HDMI, le cliqueur, les rallonges et le son avec la présentation réelle.
- Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?
- Prévoyez une ouverture des inscriptions 30 à 45 minutes avant le début de la conférence. Pour un groupe nombreux, installez plusieurs points d’enregistrement ou demandez à deux personnes de gérer l’accueil.
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