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Vortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Vortrag braucht mehr Vorbereitung als nur einen reservierten Raum und einen Referenten. Plane zuerst Termin, Raum und Programm, danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. In der letzten Woche prüfst du Präsentation, Technik und Teilnehmerliste; am Veranstaltungstag kümmerst du dich um Aufbau, Registrierung und die Betreuung des Referenten. Diese Checkliste führt dich durch die 43 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Referent festlegen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik abstimmen

    2 Personen

  • Präsentation entgegennehmen

  • Präsentation prüfen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Erinnerung senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Möbel bereitstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufstellen

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Redner empfangen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Abendbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet servieren

    3 Personen

  • Networking-Event betreuen

    2 Personen

  • Redner verabschieden

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Technik abbauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Ausgaben abrechnen

  • Aufnahmen teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 65
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker
  • Flipchart
  • Flipchart-MarkerAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 70
  • TischdeckenAnz. 8
  • Wegweiser-SchilderAnz. 4
  • StifteAnz. 70

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 2
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Saal möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und kläre sofort, wie viele Stühle, Tische und Plätze für Registrierung und Referententisch hineinpassen.
  • Fordere die Präsentation spätestens 3 Tage vor dem Vortrag an. Öffne die Datei auf dem vorgesehenen Laptop und prüfe Bildformat, Videos, Schriftarten sowie das HDMI-Kabel.
  • Plane für die Technik mindestens 60 Minuten Aufbauzeit ein. Teste Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel noch vor dem Eintreffen der Teilnehmer.
  • Aktualisiere die Teilnehmerliste bis zum Vortag und halte Ernährungswünsche getrennt fest. Lege Registrierungstisch, Namensunterlagen und benötigte Materialien mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit.
  • Rechne bei Kaffee und Tee mit etwa 2 Tassen pro Person, wenn der Vortrag bis zu 2 Stunden dauert. Stelle zusätzlich Wasser, Gläser und das Geschirr vor Beginn bereit, statt die Ausgabe während des Vortrags zu unterbrechen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Referent und Programm. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Wann sollte die Präsentation für einen Vortrag vorliegen?
Bitte den Referenten, die Präsentation spätestens 3 Tage vor dem Vortrag zu senden. Prüfe sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop und teste Videos, Schriftarten, Projektor und HDMI-Verbindung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Vortrag?
Plane mindestens 60 Minuten für Möbel, Registrierungstisch, Projektor, Leinwand und Mikrofone ein. Für einen ersten Aufbau oder mehrere Funkmikrofone sind 90 Minuten sicherer.
Wie viel Kaffee braucht man für einen Vortrag?
Für einen Vortrag von bis zu 2 Stunden kannst du mit rund 2 Tassen Kaffee oder Tee pro Person rechnen. Bereite die Getränke spätestens 15 Minuten vor Beginn vor und halte Thermoskannen für Nachschub bereit.

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