Checklist para organizar una conferencia sin olvidar nada
Organizar una conferencia exige coordinar sala, ponente, asistentes, contenidos y técnica en un orden concreto. Empieza reservando el espacio y cerrando el programa; después gestiona invitaciones, inscripciones y preferencias dietéticas. Durante la última semana, confirma la presentación, el catering y la lista de participantes. El mismo día tendrás que revisar la sala, montar la técnica, preparar el registro y probar los micrófonos antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Contratar al ponente
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Coordinar la técnica
2 personas
Recibir la presentación
Comprobar la presentación
2 personas
Pedir el catering
Actualizar la lista de participantes
Enviar recordatorio
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Evento
Montar el mobiliario
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar la presentación
Preparar café y té
2 personas
Recibir al ponente
Registrar a los participantes
3 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Moderación de la charla
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Recoger preguntas del público
Preparar el bufé de la noche
3 personas
Servir el bufé
3 personas
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Despedir al ponente
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Desmontar equipo técnico
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Guardar los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Devolver los objetos prestados
Gestionar los gastos
Compartir grabaciones
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 65
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa de registro
- Taburetescant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
- Rotuladores para pizarracant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Manteles individualescant. 8
- Señales de orientacióncant. 4
- Bolígrafoscant. 70
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala y el ponente antes de enviar las invitaciones. Sin esos dos datos, el programa y la información para los asistentes pueden cambiar varias veces.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y actualiza la lista de participantes al menos una semana antes. Así el pedido de catering refleja el número real de asistentes.
- Recibe la presentación con antelación y compruébala en el portátil y el proyector que se usarán. Lleva también un cable HDMI, un clic de presentación y regletas; son elementos fáciles de olvidar.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para revisar la sala, colocar sillas y mesas, montar la mesa de registro y probar los micrófonos inalámbricos.
- Prepara café y té antes de abrir el registro, con tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas listos. El ponente debería llegar con tiempo suficiente para una breve comprobación técnica y de su presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?
- Empieza a reservar la sala y contratar al ponente entre 6 y 8 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el lugar, el horario y el programa básico estén confirmados.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una conferencia?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento para poder actualizar la lista de participantes y pedir el catering con cantidades realistas. Mantén un margen para cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de que empiece la conferencia. Comprueba la presentación, el proyector, el cable HDMI, los alargadores y cada micrófono.
- ¿Qué se prepara el mismo día de una conferencia?
- Revisa la sala, monta el mobiliario y la técnica, prepara la mesa de registro y deja listos café y té antes de la llegada del público. Reserva al menos 90 minutos para estas tareas.
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