Checklist leveranciersconferentie organiseren

Een leveranciersconferentie staat of valt met een strakke volgorde: eerst datum en locatie, daarna deelnemers, programma, catering en techniek. In dit plan staan 74 taken en 66 spullen, van naamkaartjes en leverancierslogo’s tot microfoons, servies en zaalmeubilair. Plan extra tijd voor aanmeldingen, dieetwensen en presentaties van sprekers. Controleer de techniek en zaalindeling niet pas bij aanvang, maar vooraf op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersgegevens verzamelen
Presentaties ontvangen
Programma definitief maken
2 personen
Leverancierslogo's verzamelen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
Routebeschrijving versturen
Cateringbestelling plaatsen
Techniek reserveren
Meubilair reserveren
Presentatiemateriaal controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Cateringhoeveelheden controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel plaatsen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Podiumachtergrond ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie aanbrengen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Geluidsniveau instellen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Dieetmaaltijden markeren
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons doorgeven
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Vertrek begeleiden
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties digitaal delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelaantal 2
Buffettafelaantal 6
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Krukkenaantal 12
Spreekstoel
Podiumdelenaantal 4
Kledingrekaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 100

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-hotspot

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumdoek
Logo-bannersaantal 4
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Naambordhoudersaantal 90
Pijlbordenaantal 10
Programmastandaardsaantal 6
Plakgumaantal 4
Schilderstapeaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Etikethoudersaantal 20
Warmhoudbakkenaantal 8
Keukentangenaantal 8
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Vloermoppenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemersregistratie uiterlijk enkele dagen voor de conferentie af. Gebruik de definitieve lijst om naamkaartjes te printen, dieetwensen door te geven en cateringhoeveelheden te controleren.
Vraag presentaties en sprekersgegevens vóór het definitieve programma op. Test daarna elke laptop, HDMI-kabel, USB-C-adapter, beamer en microfoon met de bestanden die daadwerkelijk worden gebruikt.
Plan catering op basis van de bevestigde aanmeldingen, niet op basis van het aantal verstuurde uitnodigingen. Zet waterglazen, koffiekopjes, diner- en dessertborden en bestek klaar voordat de ontvangst begint.
Maak de zaalindeling voordat materialen naar de locatie gaan. Zet tafels, stoelen, spreekstoel, podiumdelen en buffettafel uit en controleer of looproutes naar receptietafel en afvalbakken vrij blijven.
Regel de routebeschrijving samen met de bevestiging van de aanmelding. Neem op de dag zelf een afgedrukte deelnemerslijst en reserveonderdelen mee, zoals verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een leveranciersconferentie versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om een aanmeldingstermijn van ongeveer 10 tot 14 dagen, zodat je dieetwensen, naamkaartjes en catering tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een leveranciersconferentie voor te bereiden?: Reken op minimaal 4 weken voor een conferentie met meerdere sprekers en leveranciers. Reserveer in de laatste 2 werkdagen tijd voor het definitieve programma, presentaties, deelnemerslijst, cateringcontrole en techniekcheck.
Wanneer moet de catering voor een leveranciersconferentie worden besteld?: Plaats een voorlopige cateringbestelling zodra de datum en locatie vaststaan. Bevestig de aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf, zodra de aanmeldingen zijn gesloten.
Wanneer test ik de techniek voor een leveranciersconferentie?: Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf op locatie. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van geluid, beeld en presentatiemateriaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.