Checklist pour organiser une conférence des fournisseurs

Une conférence des fournisseurs demande une coordination précise entre les inscriptions, les intervenants, le traiteur et la technique. Commence par verrouiller la date, le lieu et le programme, puis avance vers les badges, les indications d’accès et les commandes. Les derniers jours servent surtout à contrôler les quantités, tester les présentations et préparer l’installation de la salle. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 66 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être anticipées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations des intervenants
Recevoir les présentations
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler les logos des fournisseurs
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Envoyer les indications d'accès
Passer la commande traiteur
Réserver la technique
Réserver le mobilier
Vérifier le matériel de présentation
Imprimer la liste des participants
Vérifier les quantités de catering
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre le fond de scène
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler le niveau sonore
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Marquer les repas diététiques
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le programme
Animer les présentations
2 personnes
Passer les microphones
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le départ
2 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les présentations numériquement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réceptionqté 2
Table de buffetqté 6
Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabouretsqté 12
Pupitre
Éléments de podiumqté 4
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 100

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Hotspot Wi-Fi

Décoration

Nappesqté 18
Drapé de scène
Bannières logoqté 4
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 12
Porte-nomsqté 90
Panneaux indicateursqté 10
Pupitres de programmeqté 6
Colle repositionnableqté 4
Ruban de masquageqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à batterieqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Porte-étiquettesqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 8
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’envoyer les invitations : prévois ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour enregistrer les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Demande les présentations et les informations des intervenants au plus tard 5 jours avant la conférence. Garde une copie sur l’ordinateur portable et teste chaque fichier avec le vidéoprojecteur.
Compte les participants confirmés, puis vérifie les quantités du traiteur 48 heures avant l’événement. Ajoute une marge pour les boissons, les tasses à café, les verres et les portions spécifiques.
Prépare les badges nominatifs et la liste des participants la veille. Installe une table de réception près de l’entrée et prévois les indications d’accès à envoyer avant l’arrivée des fournisseurs.
Fais livrer ou acheminer le mobilier et le matériel technique suffisamment tôt le jour même : il faut encore installer les tables, les chaises, le pupitre et les éléments de podium, puis tester les microphones, les câbles et les adaptateurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence des fournisseurs ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse environ 2 semaines pour les inscriptions et suffisamment de temps pour confirmer les participants, les besoins alimentaires et les informations d’accès.
Quand confirmer le traiteur pour une conférence des fournisseurs ?: Passe la commande dès que la date limite d’inscription est connue, puis vérifie les quantités 48 heures avant l’événement. À ce moment-là, les régimes alimentaires et le nombre de participants doivent être consolidés.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réserve au minimum 2 heures avant l’accueil des participants pour acheminer le matériel, installer les tables et les chaises, organiser le buffet et effectuer les tests techniques. Prévois davantage si un podium ou plusieurs microphones sont nécessaires.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demande-les au plus tard 5 jours avant la conférence et fixe une heure limite précise. Le jour précédent, vérifie les fichiers, les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, le son et le fonctionnement du vidéoprojecteur.

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