Checkliste für eine gut organisierte Lieferantenkonferenz

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Lieferantenkonferenz. Bitte um eine verbindliche Anmeldung und setze eine Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Termin, damit Catering und Sitzplätze planbar sind.
• Fordere die Präsentationen und Sprecherdaten spätestens 7 Tage vorher an. Sammle die Dateien an einem Ort und teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter sowie Mikrofone vor Beginn.
• Erfasse Ernährungswünsche nicht nur in der Teilnehmerliste, sondern gib sie gesammelt an das Catering weiter. Kontrolliere die bestellten Mengen 2 bis 3 Tage vorher und plane Getränke für Empfang, Pausen und Mittagessen getrennt.
• Drucke Namensschilder und Teilnehmerliste erst nach Ablauf der Anmeldefrist. Lege zusätzlich einige leere Namensschilder am Empfangstisch bereit, damit Nachmeldungen nicht handschriftlich auf beliebigem Papier erfolgen müssen.
• Plane den Aufbau mit ausreichend Vorlauf: Raumaufteilung, Tische, Stühle, Rednerpult und Technik sollten mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste stehen. Kühle Getränke rechtzeitig und bringe Materialien nicht erst während des Empfangs zum Veranstaltungsort.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Lieferantenkonferenz planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Spätestens 3 Wochen vor dem Termin brauchst du belastbare Anmeldezahlen für Catering, Sitzplätze und Namensschilder.

Wie viele Tage vorher müssen die Präsentationen vorliegen?

Fordere die Präsentationen mindestens 7 Tage vor der Konferenz an. So bleiben noch 2 bis 3 Werktage für Rückfragen, Formatprüfung und einen vollständigen Techniktest.

Wann muss man das Catering für eine Lieferantenkonferenz bestellen?

Gib die Cateringbestellung etwa 2 bis 3 Wochen vorher auf, zunächst mit einer realistischen Schätzung. Bestätige die endgültige Menge nach Ablauf der Anmeldefrist, spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Termin.

Wie früh muss der Raum für die Lieferantenkonferenz aufgebaut werden?

Plane mindestens 2 Stunden Aufbauzeit vor dem ersten Eintreffen der Gäste ein. Für umfangreiche Technik mit Beamer, Leinwand, Funkmikrofonen, Lautsprechern und Mischpult sind 3 Stunden sicherer.

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