Checklist voor een leiderschapsworkshop organiseren

Een leiderschapsworkshop staat of valt met voorbereiding op drie fronten: deelnemers, inhoud en ruimte. Begin met de deelnemerslijst en locatie, werk daarna het programma en de werkvormen uit en bestel pas op basis van de bevestigde aanmeldingen de catering. In de laatste week draait het vooral om printwerk, naamkaartjes, techniek en de inrichting van werktafels. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak pas op de ochtend zelf worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Locatie reserveren
Catering bestellen
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Presentatie afronden
Werkbladen printen
Naamkaartjes maken
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Materialen klaarzetten
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Presentatiescherm plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Werktafels inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffiepunt klaarmaken
2 personen

Event

Ontvangst verzorgen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Workshop openen
Leiderschapsinleiding geven
Groepsopdracht begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Reflectieoefening begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Verdiepende oefening begeleiden
2 personen
Actieplannen laten opstellen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Workshop afsluiten
Deelnemers uitchecken

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek opruimen
2 personen
Materialen controleren
Overgebleven eten opslaan
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Krukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 4
Flip-overpapieraantal 8
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Stiftenaantal 36
Post-itsaantal 12
Werkbladenaantal 40
Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 36
Paperclipsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Dinerbordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Handstofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Zo kun je de catering aanpassen voordat de bestelling definitief wordt.
Plan 2 tot 3 weken vooraf een technische proef met laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen. Test niet alleen of de presentatie opent, maar ook of beeld en geluid vanaf de deelnemersstoelen zichtbaar zijn.
Leg werkbladen, notitieblokken, stiften, post-its en balpennen per werktafel klaar. Reken per deelnemer op één werkblad, één notitieblok en één pen, plus minimaal 10 procent reserve.
Zet de registratietafel bij de ingang en leg naamkaartjes alfabetisch klaar. Reserveer voor ontvangst minstens 15 minuten vóór de officiële start, zodat late binnenkomst de opening niet onderbreekt.
Controleer de ruimte op de dag zelf minstens 60 minuten vooraf: tafels, stoelen, flip-overs, whiteboard, koffiepunt, waterkannen en afvalbakken. Koude dranken en thermoskannen zet je pas klaar nadat de opstelling en techniek zijn getest.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een leiderschapsworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met deelnemerslijst, uitnodigingen en locatie. Werk het programma en de werkvormen in week 2 en 3 uit en rond printwerk, catering en techniek uiterlijk 3 tot 7 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een leiderschapsworkshop klaar te zetten?: Reserveer op de workshopdag minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, werktafels, registratietafel en materialen. Trek daar 15 tot 20 minuten extra voor uit als je ook beamer, scherm en presentatie moet testen.
Hoeveel materiaal heb ik per deelnemer nodig bij een leiderschapsworkshop?: Voorzie per deelnemer één werkblad, notitieblok, balpen en naamkaartje. Leg voor stiften, post-its en markers minstens 10 procent reserve klaar; bij 20 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 22 sets waar dat praktisch kan.
Wanneer bestel ik catering voor een leiderschapsworkshop?: Bestel catering zodra de aanmeldingen zijn bevestigd en dieetwensen zijn verzameld, bij voorkeur 7 dagen vooraf. Controleer de aantallen nog één keer 2 dagen voor de workshop en stem koffie, water en servies daarop af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.