Checklist para organizar un taller de liderazgo
Un taller de liderazgo necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cerrar las inscripciones, preparar el contenido y dejar lista una sala que facilite el trabajo en grupo. Empieza por definir participantes, programa y dinámicas; después confirma catering, materiales y necesidades técnicas. Durante el montaje, reserva tiempo para probar el proyector, organizar las mesas de trabajo y preparar el registro. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Reservar el lugar
Pedir el catering
Desarrollar el programa del taller
2 personas
Preparar las dinámicas
2 personas
Finalizar la presentación
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Enviar información a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar los materiales
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar la pantalla de presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar las mesas de trabajo
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar el punto de café
2 personas
Evento
Gestionar la recepción
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Abrir el taller
Dar una introducción al liderazgo
Coordinar la actividad en grupo
3 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar un ejercicio de reflexión
2 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Guiar una actividad de profundización
2 personas
Hacer elaborar planes de acción
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Cerrar el taller
Hacer el check-out de participantes
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Comprobar los materiales
Guardar la comida sobrante
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Taburetescant. 6
- Papeleracant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Material del taller
- Pizarras de hojascant. 4
- Papel para rotafoliocant. 8
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 8
- Rotuladorescant. 36
- Post-itscant. 12
- Tableros de trabajocant. 40
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Clipscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasos para aguacant. 40
- Platos de cenacant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 4
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Limpieza
- Aspiradora de mano
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes y las inscripciones con al menos 7 días de margen. Usa ese plazo para confirmar asistencia y recoger preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
- Termina el programa, las dinámicas y la presentación al menos 3 días antes. Imprime las hojas de trabajo y prepara tarjetas con nombres sin esperar a la mañana del taller.
- Haz una comprobación técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de recibir al grupo. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas.
- Monta mesas y sillas según las actividades, no solo según la capacidad de la sala. Deja preparadas las mesas de trabajo, la pizarra, los rotafolios, los rotuladores, los post-its y los blocs antes de la llegada de los participantes.
- Prepara el café, el agua y la mesa de registro antes de abrir la recepción. Coloca tazas, vasos, jarras, termos y la información enviada previamente para que la primera actividad pueda empezar a la hora prevista.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de liderazgo?
- Empieza la organización al menos 3 semanas antes para reservar el lugar, definir el programa y enviar invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, el catering y los materiales 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones del taller?
- Confirma cada inscripción entre 5 y 7 días antes del taller. En ese momento verifica la asistencia, las preferencias dietéticas y cualquier información que deba conocer la persona participante.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un taller de liderazgo?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Ese tiempo permite colocar mesas y sillas, montar la pantalla, preparar el registro, organizar los materiales y probar la técnica sin prisas.
- ¿Qué se suele olvidar en un taller de liderazgo?
- Lo que más se retrasa son las tarjetas con nombres, las hojas de trabajo impresas y los cables necesarios para la presentación. Comprueba esos elementos el día anterior y deja también preparados agua, café y los materiales de cada mesa.
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