Checklist pour organiser un atelier de leadership

Un atelier de leadership demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, préparer les supports de travail et vérifier la technique avant l’arrivée du groupe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la liste des participants jusqu’à l’accueil. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : badges, câbles, rallonges, boissons au frais et disposition des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver le lieu
Commander le catering
Élaborer le programme de l'atelier
2 personnes
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Finaliser la présentation
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer le matériel
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer l'écran de présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Aménager les tables de travail
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le coin café
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Ouvrir l'atelier
Donner une introduction au leadership
Encadrer l’activité de groupe
3 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer un exercice de réflexion
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer l’exercice approfondi
2 personnes
Faire établir les plans d'action
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Clôturer l'atelier
Faire le check-out des participants

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Vérifier le matériel
Stocker les restes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 4
Papier pour chevaletqté 8
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Marqueursqté 36
Post-itqté 12
Feuilles de travailqté 40
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Badges nominatifsqté 36
Trombonesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettes de dînerqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Aspirateur à main
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par établir la liste des participants et envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant l’atelier. Prévoyez ensuite une échéance distincte pour les inscriptions et les besoins alimentaires.
Réservez le lieu avant de finaliser le programme : vérifiez la capacité, les tables de travail, les chaises, l’écran de projection et l’espace disponible pour les exercices en groupe.
Finalisez la présentation et les méthodes de travail au plus tard 5 jours avant. Imprimez les feuilles de travail, préparez les badges nominatifs et comptez un exemplaire par participant, plus 10 % de réserve.
Testez la technique la veille avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises. Un adaptateur manquant ou une prise trop éloignée peut retarder le démarrage de 15 minutes.
Installez la salle au moins 60 minutes avant l’accueil : tables, chaises, table d’inscription, coin café, carafes d’eau et matériel d’atelier doivent déjà être en place. Mettez les boissons au frais la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de leadership ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour un atelier avec inscriptions, réservation du lieu et catering. Gardez les 5 derniers jours pour finaliser le programme, les supports et la logistique.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de leadership ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les participants et le catering.
Quel matériel prévoir pour un atelier de leadership ?: Prévoyez notamment un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI, des rallonges, des chevalets, des marqueurs, des post-it et des feuilles de travail. Comptez un bloc-notes et un stylo par participant, avec 10 % de réserve.
Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?: Arrivez au moins 60 minutes avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription et le coin café. Réservez ensuite 15 minutes pour tester la présentation et le son avant l’arrivée du groupe.

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