Ledencongres organiseren: checklist en planning

Een ledencongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet inschrijvingen, sprekersinformatie, dieetwensen, naamkaartjes, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar publicatie en aanmeldingen. In de laatste week draait alles om controleren, printen en testen; op de dag zelf helpen een duidelijk draaiboek en een ingerichte ontvangstruimte om vertraging bij de start te voorkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers uitnodigen
Programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sprekersinformatie verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Naamkaartjeslijst maken
Catering bestellen
Techniek reserveren
Presentaties verzamelen
Draaiboek afdrukken
Route-informatie versturen
Naamkaartjes printen
Programmafolders printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Koffiepunt opbouwen
2 personen
Buffetruimte opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergeneninformatie plaatsen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Presentaties bedienen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies aanvullen
2 personen
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
Stembriefjes uitdelen
2 personen
Stemming begeleiden
3 personen
Stemmen tellen
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert uitserveren
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Laatste consumptieronde verzorgen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentatieruimte leegruimen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties naar leden sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Klaptafelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 110
Tafelkleedjesaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Pennenbakjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast en nodig sprekers daarna uit. Vraag bij elke spreker direct de definitieve titel, bio, presentatie en technische wensen op, zodat je niet in de laatste week nog bestanden hoeft na te jagen.
Open het aanmeldformulier zodra het programma publiceerbaar is. Vraag naast naam en contactgegevens ook dieetwensen en eventuele praktische bijzonderheden; maak de cateringbestelling op basis van de uiterste aanmelddatum.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor het congres af en maak daarna de naamkaartjeslijst. Print naamkaartjes en programmafolders pas na deze controle, zodat wijzigingen in namen of sessies niet meerdere keren werk opleveren.
Plan een volledige techniekstest vóór de congresdag: laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons en presentatieklikker. Test ook verlengsnoeren en stekkerdozen op hun werkelijke plek, niet alleen op tafel.
Maak voor de opbouw een indeling met registratietafel, buffettafels, congres- en sprekersstoelen. Zet het draaiboek klaar bij de organisatie, controleer de catering bij levering en leg presentaties en oplaadkabels vóór ontvangst van de eerste leden klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ledencongres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie en programma. Sprekers, uitnodigingen en het aanmeldformulier volgen daarna; houd minimaal 2 weken over om aantallen, dieetwensen en techniek definitief te controleren.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een ledencongres?: Stuur de uitnodiging zodra datum, locatie en een bruikbaar programma vaststaan, meestal 8 tot 10 weken vóór het congres. Vermeld meteen de sluitingsdatum van de aanmeldingen, route-informatie en de manier waarop leden dieetwensen doorgeven.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een ledencongres?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw van ontvangst, tafels, stoelen, garderobe, catering en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test met presentaties, microfoons en de presentatieklikker.
Wanneer moet de catering voor een ledencongres besteld worden?: Bestel de catering zodra de inschrijvingen een betrouwbare tussenstand geven, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Bevestig het definitieve aantal en alle dieetwensen uiterlijk 2 tot 3 werkdagen vóór het congres.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.