Checklist para organizar un congreso de miembros

Organizar un congreso de miembros exige coordinar programa, ponentes, inscripciones, catering y medios técnicos en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y cerrar el programa antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que recopilar datos de ponentes y asistentes, preparar acreditaciones, confirmar dietas y reunir presentaciones. Esta checklist también contempla el montaje de recepción, mesas, sillas, buffet y equipos para que el día del congreso no dependa de decisiones de última hora.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Invitar a los ponentes
Publicar el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Recopilar información de los ponentes
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Hacer la lista de tarjetas con nombres
Pedir el catering
Reservar técnica
Recopilar las presentaciones
Imprimir el plan de trabajo
Enviar información de ruta
Imprimir etiquetas con nombres
Imprimir folletos del programa
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el catering
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar los materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar la zona de recepción
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
Montar el punto de café
2 personas
Montar la zona del buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar información sobre alérgenos

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Recibir a los ponentes
2 personas
Gestionar las presentaciones
Recoger preguntas del público
2 personas
Organizar la pausa del café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer la vajilla
2 personas
Mantener limpia la zona de descanso
2 personas
Repartir las papeletas
2 personas
Animar el ambiente
3 personas
Contar los votos
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Preparar el buffet
4 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
3 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el espacio de presentación
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Desechar los envases vacíos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Enviar presentaciones a los miembros

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para congresocant. 12
Sillascant. 110
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Sillas para ponentescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Mesas plegablescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 130
Platos de postrecant. 120
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de serviciocant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Clic de presentación
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 4
Baterías externascant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 8
Cucharonescant. 12

Decoración

Portanombrescant. 110
Manteles individualescant. 16
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Portalápicescant. 6

Iluminación

Lámparas de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar invitaciones: deja al menos 6 semanas para confirmar ponentes, publicar el programa y abrir el formulario de inscripción.
Define una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes del congreso. Así tendrás tiempo para preparar las tarjetas con nombres, las etiquetas, el catering y los folletos del programa.
Pide las presentaciones a los ponentes como mínimo 48 horas antes. Guarda una copia en el portátil del congreso y prueba cada archivo con el proyector, la pantalla, los cables HDMI y el clic de presentación.
Confirma el número final de comensales y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Comprueba que el catering incluye vajilla, cubiertos de servicio, tazas de café y vasos para agua, o prepara esos elementos por separado.
Reserva al menos 90 minutos para el montaje del día anterior o de la mañana del congreso. Coloca la mesa de registro, mesas y sillas, prepara el buffet, revisa los micrófonos y deja probados los alargadores, regletas y cables de carga.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de miembros?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa e invitar a los ponentes. Cierra inscripciones, catering y materiales durante la última semana.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un congreso?: Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes del evento. Ese margen permite preparar nombres, folletos, información de ruta y el número definitivo para el catering.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas al menos 48 horas antes del congreso. Prueba los archivos en el portátil y el proyector, y lleva cables HDMI y una copia de seguridad.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un congreso?: Reserva como mínimo 90 minutos para montar recepción, mesas, sillas, buffet y equipos. Añade 30 minutos para probar micrófonos, proyección y conexiones antes de recibir a los asistentes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.