Mitgliederkongress organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere die Location, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Raum, Sitzordnung und technische Anforderungen verbindlich kommunizieren.
• Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche direkt dort. Bestelle das Catering erst, wenn du die Anmeldungen geprüft und eine belastbare Personenzahl hast.
• Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen mit einer festen Frist an, spätestens eine Woche vor dem Kongress. Sammle die Dateien auf einem Laptop und teste jede Präsentation mit Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker.
• Drucke Namensschilder und Programmhefte erst nach dem Anmeldeschluss, aber nicht später als zwei bis drei Tage vor Beginn. Lege zusätzlich Drehbuch, Routeninformationen und die geprüfte Namensschildliste am Registrierungstisch bereit.
• Plane den Aufbau mit Zeitreserve: Stelle Tische und Stühle auf, richte Empfang und Buffet ein und teste Funkmikrofone sowie Mikrofonständer vor dem Einlass. Prüfe auch Verlängerungs- und Ladekabel, Powerbanks und Kaffeemaschinen, bevor die ersten Mitglieder eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Mitgliederkongress organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Redner, Anmeldeformular und Einladungen sollten anschließend innerhalb der nächsten 2 bis 3 Wochen feststehen.

Wann sollte man die Einladungen zum Mitgliederkongress verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress, sobald Termin, Ort und vorläufiges Programm feststehen. Lass das Anmeldeformular mindestens 3 bis 4 Wochen geöffnet.

Wann muss man das Catering für einen Mitgliederkongress bestellen?

Bestelle das Catering nach dem Anmeldeschluss, in der Regel 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. Berücksichtige dabei die bestätigte Teilnehmerzahl sowie alle bis dahin erfassten Ernährungswünsche.

Wann sollte man die Technik für den Mitgliederkongress testen?

Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Mikrofone und Präsentationsklicker spätestens am Vortag. Führe zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest im aufgebauten Raum durch.

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