Checklist pour organiser un congrès des membres

Un congrès des membres demande un suivi précis, surtout lorsque les inscriptions, les intervenants et la technique avancent en parallèle. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu et lance les invitations suffisamment tôt. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, les besoins alimentaires, les présentations et le matériel. Cette checklist t’aide à suivre les échéances jusqu’à l’installation des tables, des chaises et de l’accueil le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Inviter les intervenants
Publier le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rassembler les informations sur les intervenants
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Créer la liste des badges nominatifs
Commander le catering
Réserver la technique
Rassembler les présentations
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Installer le point café
2 personnes
Installer l’espace buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Afficher les informations sur les allergènes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
Gérer l’ambiance
3 personnes
Compter les votes
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Assurer le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vider l’espace de présentation
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Envoyer les présentations aux membres

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 110
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Louchesqté 12

Décoration

Porte-nomsqté 110
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Pots à stylosqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme au moins 8 à 12 semaines avant le congrès. Cela laisse aux intervenants le temps de confirmer leur présence et aux membres de s’inscrire.
Ouvre les inscriptions dès que le programme est publiable et fixe une date limite 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras alors le temps de préparer les badges, les listes d’accueil et la commande de catering.
Demande les présentations des intervenants au plus tard 3 jours avant le congrès. Regroupe-les sur l’ordinateur portable et teste chaque fichier avec le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et le cliqueur.
Compte séparément les équipements de secours : prévois au moins une rallonge, une multiprise et des câbles de recharge en réserve. Teste les microphones sans fil et le son avant l’arrivée des membres.
Prépare l’accueil avant l’ouverture du lieu : table d’inscription, badges classés par ordre alphabétique, programmes imprimés et informations d’itinéraire. Installe aussi les tables, les chaises et les portants avant de vérifier le catering.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un congrès des membres ?: Commence l’organisation 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve le lieu et invite les intervenants au début, puis garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès des membres ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et le programme sont suffisamment stabilisés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Clôture les inscriptions 7 à 10 jours avant afin de finaliser les badges et le catering.
Quand commander le catering pour un congrès ?: Passe la commande définitive 5 à 7 jours avant le congrès, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Vérifie le nombre final de participants, les horaires de service et la vaisselle nécessaire : tasses, verres, assiettes et couverts.
Que tester la veille d’un congrès des membres ?: Teste l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones, le cliqueur et tous les câbles au moins la veille. Prépare également les présentations, les batteries externes et les rallonges pour éviter une recherche de matériel le matin même.

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