Wat heb je nodig voor een ledencongres?

Voor een ledencongres heb je meer nodig dan koffie en een projector. De ontvangst vraagt om een registratietafel, naamkaartjes en garderobespullen; in de zaal moeten stoelen, tafels en presentatietechniek klaarstaan. Stem servies en catering af op het aantal deelnemers en reken extra voor late aanmeldingen. Controleer kabels, microfoons en presentaties uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de congresdag niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Klaptafelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 110
Tafelkleedjesaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Pennenbakjesaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Spa Blauw - 10 kratten
- Spa Rood - 4 kratten
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Fanta Orange - 4 flessen
- Ice tea - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Tonic - 3 flessen
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Papieren rietjes - 150 stuks
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Baguettes - 20 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Mini croissants - 120 stuks
- Mini broodjes - 150 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 1 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Tomaten - 4 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Paprika's - 2 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 100 stuks
- Mandarijnen - 8 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute nootjes - 5 kilogram
- Mini gehaktballetjes - 6 kilogram
- Vegetarische bitterballen - 4 kilogram
- Kaasstengels - 4 kilogram
- Olijvenmix - 3 kilogram
- Bittergarnituursaus - 3 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Pesto - 1 kilogram
- Dipsaus - 3 liter
- Gemengde salade - 8 kilogram
- Pastasalade - 10 kilogram
- Rauwkostsalade - 6 kilogram
- Aardappelsalade - 8 kilogram
- Stokbrood - 25 stuks
- Kruidenboter - 3 kilogram
- Kipfilet - 12 kilogram
- Vegetarische lasagne - 8 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Groentecurry - 10 kilogram
- Geroosterde groenten - 10 kilogram
- Jus - 6 liter
- Tiramisu - 8 kilogram
- Vegan chocolademousse - 5 kilogram
- Slagroom - 3 liter
- Koffielepeltjes - 150 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Papieren borden - 150 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 3 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Allesreiniger - 4 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Glansspoelmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Rubberen handschoenen - 6 paar
- Etiketten - 200 stuks
- Dieetmaaltijden - 12 stuks

Tips

Zet voor de registratie één tafel klaar met naamkaartjes op alfabetische volgorde en houd ongeveer 10% extra blanco kaartjes achter de hand voor late of onverwachte deelnemers.
Neem per deelnemer minimaal één waterglas en één koffiekopje mee. Voor een congres met een lunch of diner heb je daarnaast borden, bestek en dessertborden nodig; bestel servies voor minstens 5% meer personen dan het actuele aantal aanmeldingen.
Plan bij elke presentatie een laptop, projector, projectiescherm en presentatieklikker. Neem per actieve aansluiting minimaal één HDMI-kabel, twee verlengsnoeren en één stekkerdoos mee, plus een reservekabel.
Voor draadloze microfoons regel je ook een microfoonstandaard en opgeladen batterijen of een laadoplossing. Test alle microfoons, presentaties en beeldverbindingen uiterlijk één dag voor het congres en nogmaals bij het openen van de locatie.
Zet naast de koffiekopjes ook koffielepels, serveerbestek en voldoende waterglazen bij het buffet. Laat koffiezetapparaten minimaal 30 minuten vóór de ontvangst op temperatuur komen en leg oplaadkabels en powerbanks bij de registratie klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een ledencongres?: Bestel of reserveer één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker. Houd daarnaast 5 tot 10 extra stoelen achter de hand voor late aanmeldingen, begeleiders of een gewijzigde zaalopstelling.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een congres?: Reken per deelnemer op één koffiekopje, één waterglas, één bord en passend bestek voor de maaltijd. Neem voor elk type servies ongeveer 5% extra mee; bij 100 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 105 koffiekopjes en 105 waterglazen.
Wanneer moet ik de techniek voor een ledencongres testen?: Test laptop, projector, scherm, HDMI-kabels, microfoons en presentatieklikker uiterlijk één dag vóór het congres. Doe op de congresdag nog een korte controle van 30 minuten voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Hoeveel naamkaartjes moet ik printen voor een ledencongres?: Print voor iedere aangemelde deelnemer, spreker en organisator één naamkaartje. Voeg minimaal 10% blanco kaartjes toe; bij 80 verwachte aanwezigen print je dus ten minste 88 kaartjes in totaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.