Einkaufsliste für den Mitgliederkongress

Für einen Mitgliederkongress brauchst du mehr als Tische und Stühle: Am Empfang müssen Namensschilder bereitliegen, im Saal Präsentationen funktionieren und in den Pausen Tassen, Gläser und Besteck reichen. Plane die Ausstattung nach der Zahl der angemeldeten Mitglieder und rechne bei Geschirr mit 10 Prozent Reserve. Besonders häufig fehlen HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Kaffeelöffel oder genügend Kleiderbügel. Die folgende Liste hilft dir, Einkäufe und Leihmaterial rechtzeitig zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 12
StühleAnz. 110
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
RednerstühleAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
KlappischeAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 20

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Präsentationsklicker
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 110
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
StiftehalterAnz. 6

Beleuchtung

TischlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 200 Beutel
- Kräutertee - 100 Beutel
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 2 kilogram
- Spa Blauw - 10 Kisten
- Spa Rood - 4 Kisten
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Fanta Orange - 4 Flaschen
- Eistee - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Tonic - 3 Flaschen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Papierspitzen - 150 Stück
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Baguettes - 20 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Mini-Brötchen - 150 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Schinken vom Hinterteil - 2 kilogram
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 2 Kilogramm
- Räucherlachs - 1 kilogramm
- Gurken - 3 Kilogramm
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Paprika - 2 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 100 Stück
- Mandarinen - 8 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzige Nüsse - 5 kilogramm
- Mini-Hackbällchen - 6 Kilogramm
- Vegetarische Bitterballen - 4 kilogram
- Käsegebäckstangen - 4 Kilogramm
- Olivenmix - 3 Kilogramm
- Saucen für Bittergarnitur - 3 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Pesto - 1 Kilogramm
- Dip-Sauce - 3 Liter
- Gemischter Salat - 8 Kilogramm
- Nudelsalat - 10 kilogram
- Rohkostsalat - 6 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 8 Kilogramm
- Baguettes - 25 Stück
- Kräuterbutter - 3 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 12 Kilogramm
- Vegetarische Lasagne - 8 Kilogramm
- Reis - 8 Kilogramm
- Gemüsecurry - 10 Kilogramm
- Geröstetes Gemüse - 10 Kilogramm
- Bratensoße - 6 Liter
- Tiramisu - 8 kilogram
- Vegane Schokoladenmousse - 5 Kilogramm
- Schlagsahne - 3 liter
- Kaffeelöffel - 150 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 250 Stück
- Papierteller - 150 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Klarspüler - 2 Flaschen
- Spülmaschinentabs - 100 Stück
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Gummihandschuhe - 6 Paar
- Etiketten - 200 Stück
- Diätmahlzeiten - 12 Stück

Tipps

Plane bei Tassen, Wassergläsern, Tellern und Besteck jeweils mindestens ein Set pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Reserve ein. Für eine zweite Kaffeepause brauchst du zusätzliche Tassen oder musst zwischendurch spülen.
Lege für den Empfang 5 bis 10 Prozent mehr Namensschilder bereit als Anmeldungen vorliegen. So kannst du Nachmeldungen und falsch geschriebene Namen am Veranstaltungstag abfangen.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag mit dem tatsächlich verwendeten Laptop. Teste dabei Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Präsentationsklicker und HDMI-Kabel gemeinsam.
Plane pro Redner einen eigenen Sitzplatz und halte mindestens ein zusätzliches Mikrofon oder eine Ersatzlösung bereit. Verlängerungskabel und Ladekabel gehören in eine beschriftete Kiste, nicht lose in verschiedene Taschen.
Wenn eine Garderobe vorgesehen ist, rechne mit einem Kleiderbügel pro Mantel und mindestens 10 Prozent Reserve. Stelle Registrierungstisch, Buffetische und Klapptische vor dem Einlass auf, damit der Empfang nicht während der ersten Anmeldungen umgebaut werden muss.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Mitgliederkongress am Empfang?: Du brauchst mindestens einen Registrierungstisch, Namensschilder und die dazugehörige Liste. Plane außerdem 5 bis 10 Prozent zusätzliche Namensschilder für Nachmeldungen und Korrekturen ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Mitgliederkongress?: Rechne bei jedem Geschirrteil mit einem Set pro angemeldeter Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Für Kaffee brauchst du Kaffeetassen, Kaffeelöffel und Servierbesteck; für Buffet und Mahlzeiten kommen Teller, Dessertteller, Messer, Gabeln und Löffel hinzu.
Welche Technik muss ich für einen Kongress mitbringen?: Mindestens Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Präsentationsklicker und HDMI-Kabel. Teste die komplette Verbindung spätestens 24 Stunden vor Beginn und nimm mehrere Verlängerungs- und Ladekabel mit.
Wie früh sollte ich die Kongress-Einkaufsliste fertigstellen?: Schließe die Liste mindestens 7 Tage vor dem Kongress ab, damit Catering, Technik und fehlendes Leihmaterial noch organisiert werden können. Die Endmenge für Geschirr und Verpflegung solltest du nach Ablauf der Anmeldung 2 bis 3 Tage vorher aktualisieren.

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