Lista de compras para un congreso de miembros

Organizar un congreso de miembros requiere más que reservar una sala y preparar el programa. Necesitas separar el material de recepción, la vajilla del catering y el equipo para las ponencias, además de prever cables, baterías y elementos para los abrigos. Usa esta lista como base y ajusta las cantidades al número de inscritos, ponentes y comidas previstas. Los olvidos más habituales aparecen justo antes de abrir las puertas: identificadores, adaptadores, extensiones y cucharillas de café.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para congresocant. 12
Sillascant. 110
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Sillas para ponentescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Mesas plegablescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 130
Platos de postrecant. 120
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de serviciocant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Clic de presentación
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 4
Baterías externascant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 8
Cucharonescant. 12

Decoración

Portanombrescant. 110
Manteles individualescant. 16
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Portalápicescant. 6

Iluminación

Lámparas de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Spa Blauw - 10 cajas
- Spa Rood - 4 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Fanta Orange - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Tónica - 3 botellas
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Pajitas de papel - 150 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Baguettes - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini panecillos - 150 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Salmón ahumado - 1 kilogramo
- Pepinos - 3 kilogram
- Tomates - 4 kilogramos
- Rúcula - 1 kilogramo
- Pimientos - 2 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Mandarinas - 8 kilogramos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 5 kilogram
- Mini albóndigas - 6 kilogramo
- Bitterballen vegetarianas - 4 kilogram
- Palitos de queso - 4 kilogram
- Mix de aceitunas - 3 kilogramos
- Salsa para aperitivos - 3 litros
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Pesto - 1 kilogram
- Salsa dip - 3 liter
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Ensalada de pasta - 10 kilogramo
- Ensalada de crudités - 6 kilogramo
- Ensalada de patata - 8 kilogramos
- Baguettes - 25 unidades
- Mantequilla de hierbas - 3 kilogramos
- Pechuga de pollo - 12 kilogramos
- Lasaña vegetariana - 8 kilogram
- Arroz - 8 kilogramo
- Curry de verduras - 10 kilogram
- Verduras asadas - 10 kilogramo
- Salsa - 6 litros
- Tiramisú - 8 kilogramo
- Mousse de chocolate vegana - 5 kilogramos
- Nata montada - 3 litros
- Cucharillas de café - 150 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Platos de papel - 150 unidades
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 3 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Abrillantador - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Guantes de goma - 6 pares
- Etiquetas - 200 unidades
- Comidas de dieta - 12 unidades

Consejos

Calcula una silla por asistente inscrito y añade las necesarias para los ponentes; coloca la mesa de registro cerca de la entrada y deja espacio para las acreditaciones.
Para cada persona que tome café, prevé una taza, una cucharilla y al menos un vaso para agua; añade vajilla específica si el catering incluye postre o vino.
Comprueba el equipo técnico el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, clic de presentación y cables HDMI deben probarse juntos.
Lleva cables alargadores, regletas, cables de carga y baterías externas de reserva; una ponencia puede retrasarse si solo existe un enchufe o falla un cargador.
Prepara el guardarropa antes de recibir al primer miembro: coloca percheros y perchas en la entrada y reserva mesas plegables para materiales, folletos o apoyo del catering.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de miembros?: Calcula una silla por persona inscrita y suma las destinadas a los ponentes. Confirma el número final de asistentes entre 48 y 24 horas antes para ajustar la disposición de la sala.
¿Qué vajilla hace falta para el catering de un congreso?: Prepara una taza, una cucharilla y un vaso para agua por asistente, además de platos, platos de postre, cuchillos, tenedores y cucharas según el menú. Si se sirve vino, añade una copa por persona y reserva cubiertos de servicio para cada fuente.
¿Qué equipo técnico debo llevar a un congreso?: Como mínimo, lleva un portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, soporte de micrófono, clic de presentación y cables HDMI. Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y guarda cables de carga, alargadores y regletas de repuesto.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y el material impreso?: Imprime las tarjetas con nombres, etiquetas y folletos del programa cuando las inscripciones estén cerradas, idealmente entre 2 y 3 días antes. Conserva una pequeña reserva de etiquetas en blanco para cambios de última hora.

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