Que prévoir pour un congrès des membres ?

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, les accompagnants et les changements de dernière minute.
• Pour l’accueil, installez au moins une table d’inscription et préparez les badges nominatifs et les programmes avant l’ouverture du lieu. Avec plus de 80 participants, deux tables réduisent nettement l’attente.
• Comptez une tasse par personne pour chaque service de café, et ajoutez 10 % de réserve. Pour un buffet, prévoyez au minimum une assiette, une assiette à dessert et un jeu de couverts par participant.
• Testez le projecteur, l’écran, les microphones, le cliqueur et chaque câble HDMI avant le jour du congrès. Gardez au moins deux rallonges, plusieurs multiprises et un câble de recharge de secours à portée de main.
• Ne commandez pas le catering avant d’avoir arrêté les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Faites une dernière vérification des quantités 48 heures avant l’événement, notamment pour l’eau, le café et les verres.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès des membres ?

Prévoyez une chaise par personne inscrite, plus 5 à 10 % de marge. Ajoutez les chaises réservées aux intervenants et vérifiez la disposition de la salle avant la livraison.

Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un congrès ?

Comptez une pièce par participant et par usage : tasse à café, verre à eau, assiette, assiette à dessert et couverts. Ajoutez environ 10 % de réserve pour les remplacements et les services supplémentaires.

Quand faut-il tester le matériel technique du congrès ?

Faites un premier test au moins 7 jours avant pour vérifier les branchements et la compatibilité des présentations. Refaites un test complet le jour même, avant l’arrivée des membres.

Que faut-il prévoir à la table d’inscription ?

Prévoyez une table, les badges classés par ordre alphabétique, les programmes imprimés et quelques exemplaires de secours. Installez l’accueil au moins 30 minutes avant l’heure indiquée sur les invitations.