Wat heb je nodig voor een ledenbijeenkomst?

Een ledenbijeenkomst vraagt om meer dan koffie en een presentatiescherm. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, catering, registratie en het programma, plus voldoende servies en aansluitmateriaal. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers en houd rekening met dieetwensen die je vooraf verzamelt. Plan het klaarzetten op tijd: dranken moeten gekoeld zijn, techniek getest en naamkaartjes en aanwezigheidslijst klaarliggen voordat de eerste leden binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Catering

Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee - 6 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 2 kilo
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Bruiswater - 10 flessen
- Plat water - 10 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Bitterballen - 200 stuks
- Vegetarische snacks - 100 stuks
- Mini-loempia's - 100 stuks
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Kruidenkaas - 1 kilo
- Stokbrood - 12 stuks
- Crackers - 8 pakken
- Toastjes - 8 pakken
- Kaasplakken - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Gekookte ham - 1 kilo
- Gerookte kip - 1 kilo
- Komkommer - 10 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Paprika - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Olijven - 2 kilo
- Notenmix - 2 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Vinaigrette - 2 flessen
- Olijfolie - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Servetten - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectie - 4 flessen

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Krijtbordenaantal 3
Ballonnenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponsjesaantal 6

Tips

Reken per deelnemer op één dinerbord, één dessertbord, één glas, één koffiekopje, één mes, één vork en één lepel. Leg voor ongeveer 10% extra servies klaar voor breuk, morsen of een tweede ronde.
Voor koffie en thee zijn thermoskannen en koffiekopjes nodig; zet minimaal één koffiepunt apart van de registratie. Vul kannen vlak voor de start en plan na ongeveer 60 minuten een controle van koffie, kopjes en lepels.
Gebruik voor registratie een aparte tafel met naamkaartjes en de afgedrukte aanwezigheidslijst. Leg ook pennen klaar, zodat het ontvangstteam niet op zoek hoeft naar schrijfmateriaal zodra deelnemers arriveren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers uiterlijk op de dag zelf op de locatie. Neem per technische opstelling minimaal één verlengsnoer en één stekkerdoos mee en controleer waar de aansluitpunten zitten.
Koel dranken vooraf in koelboxen of gebruik drankdispensers op het buffet. Zet serveerschalen, serveertangen en opscheplepels pas neer wanneer het buffet klaarstaat, zodat ze niet tijdens de opbouw in de weg liggen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een ledenbijeenkomst?: Neem per deelnemer één dinerbord, één dessertbord, één glas, één koffiekopje, één mes, één vork en één lepel. Voeg ongeveer 10% extra toe; bij 40 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 44 stuks per onderdeel.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een ledenbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van de duur en het programma. Voor 40 deelnemers betekent dat 80 tot 120 drankjes; koel ze uiterlijk enkele uren vooraf.
Wanneer moet ik de techniek voor een ledenbijeenkomst testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers uiterlijk op de dag van de bijeenkomst. Trek hiervoor minimaal 30 minuten uit en controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de juiste aansluitingen.
Hoeveel naamkaartjes moet ik maken voor een ledenbijeenkomst?: Maak één naamkaartje per aangemelde deelnemer en houd 5 tot 10 blanco kaartjes achter de hand voor late wijzigingen. Leg de kaartjes minstens 30 minuten voor aanvang op de registratietafel, gesorteerd op naam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.