Que prévoir pour une réunion des membres ?

Pour une réunion des membres, les oublis concernent rarement les grandes décisions : ce sont plutôt les badges, les gobelets, les rallonges ou les boissons qui manquent au moment de l’accueil. Préparez séparément la table d’inscription, le buffet, le point café et le matériel de présentation. Comptez la vaisselle sur le nombre d’inscrits, avec une petite marge, et vérifiez la technique avant l’arrivée des premiers participants. Cette liste rassemble les achats et le matériel à prévoir pour installer la salle sans improviser.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 10

Catering

Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Eau pétillante - 10 bouteilles
- Eau plate - 10 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Bitterballen - 200 pièces
- Snacks végétariens - 100 pièces
- Mini-nems - 100 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Baguette - 12 pièces
- Crackers - 8 paquets
- Toast - 8 paquets
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jambon cuit - 1 kilo
- Poulet fumé - 1 kilo
- Concombre - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigrette - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Panneaux en ardoiseqté 3
Ballonsqté 50
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Épongesqté 6

Conseils

Préparez les badges nominatifs et la liste de présence au moins 24 heures avant la réunion. Prévoyez 5 à 10 % de badges vierges supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les corrections de dernière minute.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Mettez les glacières et les distributeurs de boissons en place avant l’ouverture de l’accueil.
Prévoyez une assiette, un verre, une tasse, un couteau, une fourchette et une cuillère par participant, plus 10 % de réserve. Les louches, pinces et plateaux de service sont souvent oubliés alors qu’ils sont indispensables au buffet.
Installez la table d’inscription 30 minutes avant l’arrivée des membres, avec les badges à portée de main et la liste de présence imprimée. Gardez quelques stylos et des badges vierges sur cette table, même s’ils ne figurent pas dans le matériel principal.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 45 minutes avant le début. Prenez des rallonges et des multiprises en nombre suffisant pour éviter qu’un câble traverse la zone d’accueil ou le buffet.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une réunion des membres ?: Prévoyez la vaisselle, les boissons, le matériel du buffet, les fournitures d’accueil et les éléments nécessaires à la présentation. Pour la vaisselle, partez du nombre d’inscrits et ajoutez 10 % de réserve.
Combien de verres prévoir par personne pour une réunion ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la réunion comprend un buffet ou se prolonge après le programme.
Quand préparer les badges pour une réunion des membres ?: Préparez-les au moins 24 heures avant l’événement, dès que les inscriptions sont confirmées. Gardez 5 à 10 % de badges vierges pour les changements de nom et les participants ajoutés tardivement.
Quand tester le vidéoprojecteur et le microphone ?: Faites un test complet au moins 45 minutes avant l’arrivée des membres. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises, les haut-parleurs et la compatibilité de l’ordinateur avec le vidéoprojecteur.

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