Last-man-standingloop organiseren: checklist

Een last-man-standingloop staat of valt met een strak parcours, duidelijke regels en een ploeg die weet wat er wanneer moet gebeuren. Leg eerst het wedstrijdreglement, de route, start- en finishlocatie en het veiligheidsplan vast. Regel daarna vergunningen, verzekering, EHBO en vrijwilligers voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste week draait het om deelnemersinformatie, noodcontacten, startnummers, markering en controle van alle materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Parcours definitief bepalen
3 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
EHBO-contact regelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Medaillebestelling controleren
Prijzen klaarzetten
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Parcours vooraf controleren
3 personen
Parcours markeren
5 personen
Verkeerspunten beveiligen
4 personen
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Verlichting langs parcours plaatsen
4 personen
Drinkpost inrichten
3 personen
EHBO-plek inrichten
2 personen
Geluid en megafoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers inchecken
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
Eerste ronde starten
4 personen
Rondetijden registreren
3 personen
Deelnemers per ronde controleren
3 personen
Drinkpost bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Parcoursrondes afvlaggen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Uitvallers registreren
2 personen
EHBO-ondersteuning bieden
2 personen
Laatste ronde begeleiden
4 personen
Winnaar vaststellen
3 personen
Prijzen en medailles uitreiken
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Parcoursmateriaal verwijderen
5 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Tijdregistratie afronden
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Medewerkershesjesaantal 25
Verkeerskegelsaantal 60
Afzethekkenaantal 20
Pijlbordenaantal 25
Lint voor parcoursmarkeringaantal 6
Start- en finishboog
Prikbord
Klembordenaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Rondeklokkenaantal 2
Polsbandjesaantal 150
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Megafoonaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Schenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Koelmattenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast voordat de uitnodigingen uitgaan. Vermeld daarin onder meer de startprocedure, ronde-eisen, uitsluiting en wat er gebeurt bij een gelijkstand, zodat deelnemers niet op de wedstrijddag voor verrassingen komen te staan.
Controleer het parcours minimaal één keer vooraf en markeer het pas nadat de route definitief is. Beveilig verkeerspunten met verkeerskegels en afzethekken en plaats pijlborden waar deelnemers anders kunnen afsnijden of verkeerd lopen.
Maak voor vrijwilligers een indeling per taak en tijdsblok. Plan niet alleen mensen bij start en finish, maar ook bij verkeerspunten, het parcours, de registratie en de EHBO; geef iedereen een medewerkershesje en een korte briefing.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de loop. Neem starttijd, locatie, route, reglement, benodigdheden, contactpersoon en een verzoek om noodcontacten en dieetwensen op; sorteer de startnummers daarna per deelnemer.
Plan de opbouw met een aparte controle vóór de eerste start. Test stopwatches, rondeklokken, megafoon, speakers en verlichting, laad of vervang batterijen en zet reservebatterijen, thermoskannen en koelboxen op de juiste post.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een last-man-standingloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken het reglement, parcours, de start- en finishlocatie, vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan vast. Werving van vrijwilligers en uitnodigingen kunnen daarna volgen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een last-man-standingloop?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor start en finish, 1 voor tijdwaarneming en per druk of onoverzichtelijk verkeerspunt minstens 1 persoon. Tel daar 2 mensen bij op voor parcourscontrole, materiaal en vervanging; het exacte aantal hangt af van de route.
Wanneer moet ik het parcours van een last-man-standingloop markeren?: Controleer de route eerst enkele dagen vooraf en markeer het parcours op de wedstrijddag zo laat mogelijk, nadat eventuele werkzaamheden of obstakels zijn gecontroleerd. Doe daarna nog één volledige loop langs de pijlborden, het lint en de verkeerspunten vóór de start.
Wat moet ik de deelnemers voor een last-man-standingloop sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de starttijd, locatie, route, wedstrijdregels en praktische instructies. Vraag tegelijk om een noodcontact en dieetwensen en vermeld hoe deelnemers hun startnummer ontvangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.