Checklist para organizar una carrera last-man-standing
Una carrera last-man-standing necesita más que un recorrido y un cronómetro. Antes de abrir las inscripciones tienes que cerrar el reglamento, los permisos, el seguro y el plan de seguridad. Después vienen la gestión de participantes, los voluntarios, los dorsales y la preparación del material. Esta checklist de 61 tareas y 44 artículos te ayuda a trabajar en orden y a no dejar para el último día lo que condiciona la salida.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir definitivamente el recorrido
3 personas
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Gestionar el contacto de primeros auxilios
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
2 personas
Recopilar contactos de emergencia
Asignar números de dorsal
2 personas
Comprobar el pedido de medallas
Preparar los premios
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Comprobar el recorrido con antelación
3 personas
Marcar el recorrido
5 personas
Proteger los puntos de tráfico
4 personas
Montar el arco de salida y meta
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Instalar control horario
2 personas
Colocar iluminación a lo largo del recorrido
4 personas
Montar el punto de bebidas
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar el sonido y el megáfono
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la información a los participantes
2 personas
Dirigir el calentamiento conjunto
2 personas
Iniciar la primera ronda
4 personas
Registrar los tiempos por vuelta
3 personas
Comprobar participantes por ronda
3 personas
Atender el punto de bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Señalizar las vueltas del recorrido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Registrar las bajas
2 personas
Ofrecer apoyo de primeros auxilios
2 personas
Acompañar la última ronda
4 personas
Determinar al ganador
3 personas
Entregar premios y medallas
3 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Retirar el material del recorrido
5 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Cerrar el registro de tiempo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 30
- Mesas plegablescant. 2
Material deportivo
- Dorsalescant. 120
- Brazaletes con número de salidacant. 120
- Cintas de medallacant. 120
- Chalecos para el personalcant. 25
- Conos de tráficocant. 60
- Vallas de separacióncant. 20
- Carteles direccionalescant. 25
- Cinta para marcar el recorridocant. 6
- Arco de salida y meta
- Tablón de anuncios
- Portapapelescant. 8
- Cronómetroscant. 6
- Relojes redondoscant. 2
- Pulserascant. 150
- Baterías de repuestocant. 40
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Megáfonocant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Linternas a pilascant. 12
- Linternas frontalescant. 10
Catering
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos reutilizablescant. 150
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras de servircant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
Consejos
- Cierra el reglamento y el recorrido antes de enviar invitaciones. Los participantes necesitan conocer las reglas, la ubicación de salida y llegada y las condiciones del circuito antes de inscribirse.
- Comprueba permisos, seguro y primeros auxilios con varias semanas de margen. Si falta una autorización o un contacto sanitario, no esperes a la semana del evento para resolverlo.
- Recopila los contactos de emergencia y las preferencias dietéticas durante la inscripción. Lleva esa información accesible para el equipo y confirma cualquier cambio al enviar las instrucciones finales.
- Haz una revisión completa del recorrido antes del día de la carrera. Marca los puntos necesarios, coloca conos, vallas y carteles, y asigna allí a los voluntarios que protegerán las zonas de tráfico.
- Prepara el montaje y la comunicación como dos trabajos distintos. El arco, las carpas, las mesas, los dorsales y el tablón deben estar listos antes de la llegada; comprueba también baterías, alargadores, megáfono y cronómetros.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera last-man-standing?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite cerrar el recorrido, comprobar permisos y seguro, contactar con primeros auxilios, reclutar voluntarios y abrir las inscripciones sin improvisar.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?
- Envía las instrucciones completas entre 7 y 10 días antes de la carrera. Incluye horarios, salida y llegada, reglamento, recorrido, material necesario, contacto de emergencia y cualquier indicación sobre comida o bebida.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera last-man-standing?
- No existe una cifra fija: depende de la longitud del recorrido y de los cruces. Asigna como mínimo una persona a cada punto de tráfico y añade responsables para salida, llegada, registro, primeros auxilios y avituallamiento antes de cerrar el reparto.
- ¿Cuándo se debe marcar el recorrido?
- Haz una comprobación previa y marca el circuito el mismo día o como máximo el día anterior, según los permisos y las condiciones del lugar. Revisa después todos los carteles, conos, vallas y cintas antes de abrir la salida.
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