Landbouwbeurs organiseren: checklist en planning

Een landbouwbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en tafels klaarzetten. Je regelt tegelijk deelnemers, demonstraties, catering, stroom, bewegwijzering en de ontvangst van bezoekers. Begin met de beursdatum en standhouders, werk daarna de indeling en het programma uit en plan pas daarna de praktische uitvoering. Deze checklist bevat 59 taken en 60 spullen, zodat je ook details zoals kabelgoten, naambadges, koelers en een printer niet op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma en demonstraties plannen
2 personen
Catering reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Bewegwijzering ontwerpen
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Apparatuur testen
2 personen
Koelers vullen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Beursvloer markeren
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Demonstratiemateriaal plaatsen
4 personen
Licht en stroom aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste standcontroles uitvoeren
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Demonstraties begeleiden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Beursvloer schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 24
Krukkenaantal 16
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Presentatiescherm
Kabelgotenaantal 12
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Meetlintenaantal 3
Markeerkrijtaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Boerderijvlaggenaantal 8
Bloembakkenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 30
Standnummerbordenaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlampenaantal 12

Catering

Registratiebakkenaantal 4
Naambadgehoudersaantal 120
Clipboardsaantal 10
Pennenaantal 50
Folderhoudersaantal 20
Menubordenaantal 6
Boodschappen
Afvalbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 2
Poetsdoekenaantal 20
Papierdispensersaantal 6

Tips

Leg de standindeling uiterlijk 4 weken voor de beurs vast. Controleer daarna per stand hoeveel beursbalies, tafels, stoelen, standwanden en stroompunten nodig zijn.
Plan demonstraties minimaal 3 weken vooraf in een tijdschema. Reserveer per demonstratie een presentatiescherm, geluidsinstallatie of draadloze microfoon als dat nodig is.
Maak de bezoekersregistratie 7 dagen voor de beurs sluitend. Leg naambadges, een laptop, printer, programmafolders en een plattegrond bij de registratietafel klaar.
Test alle apparatuur uiterlijk de dag vóór de opbouw. Controleer verlengkabels, stekkerdozen, luidsprekers, oplaadstations en kabelgoten op werking en veilige plaatsing.
Plan catering op basis van de definitieve aanmeldingen en dieetwensen. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en servies vóór opening klaar, zodat de eerste bezoekers niet hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een landbouwbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemers en standhouders. Plan de definitieve standindeling en het programma uiterlijk 4 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik standhouders voor een landbouwbeurs bevestigen?: Bevestig standhouders minimaal 4 weken vóór de beurs. Vraag daarbij meteen hun standafmetingen, stroombehoefte, verzekeringsgegevens en eventuele demonstraties op.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een landbouwbeurs?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor de opbouw van standwanden, beursbalies, tafels, stoelen, bewegwijzering en techniek. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor een volledige apparatuurtest.
Wanneer regel ik catering voor een landbouwbeurs?: Reserveer catering 3 tot 4 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs en controleer de boodschappen de dag vóór de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.