Checklist pour organiser votre Salon de l’agriculture

Un stand au Salon de l’agriculture se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout si vous accueillez des exposants et prévoyez des démonstrations. Commencez par fixer les horaires, établir la liste des participants et confirmer les besoins alimentaires. Ensuite, verrouillez le plan du stand, le programme, la restauration et les branchements électriques. Les derniers jours servent à imprimer les badges et programmes, tester le matériel et préparer l’accueil. Cette checklist rassemble les 59 tâches et 60 fournitures du plan.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Planifier le programme et les démonstrations
2 personnes
Réserver le catering
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Concevoir la signalétique
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Marquer la zone d'exposition
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le matériel de démonstration
4 personnes
Raccorder l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer les dernières vérifications des stands
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Annoncer le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tablesqté 30
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 24
Tabouretsqté 16
Nappesqté 30
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Écran de présentation
Goulottes de câblesqté 12
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Mètres rubansqté 3
Craie de marquageqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de fermeqté 8
Jardinièresqté 12
Décoration de tableqté 30
Panneaux numérotés des standsqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12

Catering

Bacs d'inscriptionqté 4
Supports de badges nominatifsqté 120
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 50
Présentoirs à brochuresqté 20
Panneaux de menuqté 6
Courses
Poubellesqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateursqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de papierqté 6

Conseils

Bloquez le plan du stand avant d’imprimer la signalétique : prévoyez l’emplacement des comptoirs, tables, chaises, panneaux et de la table d’inscription.
Testez la sonorisation, les microphones, l’écran et l’ordinateur au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et goulottes de câbles.
Ne commandez pas le catering avant d’avoir recueilli les besoins alimentaires des participants et confirmé le nombre d’exposants. Ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les consommables.
Préparez les badges, programmes et informations exposants au plus tard la veille. Gardez une imprimante, des ciseaux et quelques exemplaires vierges à la table d’inscription.
Remplissez les glacières et installez les machines à café, bouilloires et thermos avant l’arrivée du public. Contrôlez les points d’alimentation et laissez les passages dégagés autour des stands.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation du Salon de l’agriculture ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Les premières étapes sont la date, les horaires, les participants, les exposants, le programme et la réservation du catering.
Que faut-il prévoir pour un stand au Salon de l’agriculture ?: Prévoyez le mobilier du stand, les panneaux, la signalétique, les badges, le matériel de présentation et les branchements électriques. Faites un plan coté au moins 2 semaines avant l’installation.
Quand confirmer les exposants et leurs besoins alimentaires ?: Demandez les informations dès l’envoi des invitations et fixez une date limite 10 à 14 jours avant l’événement. Confirmez ensuite la liste finale au traiteur et aux responsables du stand.
Que vérifier la veille du Salon de l’agriculture ?: La veille, testez tout l’équipement, imprimez les derniers documents, rassemblez le matériel et vérifiez les achats. Préparez aussi la table d’inscription et remplissez les glacières avant l’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.