Checklist para organizar una feria agrícola sin olvidar nada
Una feria agrícola necesita más coordinación que colocar mesas y reunir expositores. Primero se cierran la fecha, los horarios y las inscripciones; después se ordenan los puestos, el programa, la comida y la parte técnica. El plano, la electricidad, los seguros y la información para cada expositor suelen quedarse para el final, cuando ya no hay margen. Usa esta checklist para avanzar por etapas y llegar al montaje con materiales, acreditaciones y equipos comprobados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y los horarios de la feria
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Planificar el programa y las demostraciones
2 personas
Reservar el catering
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar los datos del seguro
Diseñar la señalización
Imprimir el plano
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Enviar información a los expositores
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Probar el equipo
2 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Marcar el espacio de la feria
3 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colocar el material de demostración
4 personas
Conectar la iluminación y la corriente
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Anunciar el programa
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Coordinar demostraciones
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto ferial
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 4
- Mesascant. 30
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 8
- Paredes para standscant. 24
- Taburetescant. 16
- Mantelescant. 30
- Percheroscant. 4
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 2
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Pantalla de presentación
- Canaletas para cablescant. 12
- Carros de manocant. 2
- Cajas de herramientascant. 2
- Cintas métricascant. 3
- Tiza de marcarcant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Neverascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Tijerascant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de servircant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas de granjacant. 8
- Jardinerascant. 12
- Decoración de mesacant. 30
- Carteles con número de standcant. 30
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de bateríacant. 12
Catering
- Cajas de registrocant. 4
- Portanombrescant. 120
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 50
- Portafolletoscant. 20
- Carteles del menúcant. 6
- Compras
- Papeleracant. 12
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradorascant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de papelcant. 6
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 10 días de antelación. Así puedes confirmar el número de participantes al catering y ajustar mesas, sillas, vasos y platos.
- Haz el plano de puestos antes de imprimir folletos y señalización. Reserva pasillos claros y comprueba que cada puesto tenga acceso a electricidad si necesita equipos, neveras o una demostración.
- Envía a los expositores una hoja con horarios de llegada, ubicación, contactos y necesidades técnicas al menos 7 días antes. Incluye cuándo deben descargar y dónde encontrar la mesa de registro.
- Prueba el sonido, los micrófonos, la pantalla, el portátil y las conexiones eléctricas el día anterior. Lleva cables alargadores, regletas y canaletas suficientes: improvisar conexiones durante la apertura retrasa todo el programa.
- Prepara las neveras, termos, máquinas de café y vajilla antes de que llegue el público. Cuenta las bebidas y tazas por franjas de servicio, no solo para el total del día, y deja una reserva para el primer descanso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria agrícola?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, participantes, puestos y programa. Deja cerrados el catering, el seguro y las necesidades eléctricas como mínimo 2 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?
- Envíala al menos 7 días antes de la feria, cuando ya tengas el plano y los horarios confirmados. Reenvía los cambios importantes 24 horas antes del montaje.
- ¿Cuándo se debe hacer el plano de los puestos?
- Haz un primer plano 3 semanas antes, cuando conozcas la mayoría de las inscripciones. Ciérralo entre 7 y 10 días antes para poder imprimirlo y preparar la señalización.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria agrícola?
- Prueba el equipo de sonido, la pantalla y las conexiones eléctricas, y confirma mesas, sillas, paredes de stand y materiales. Reúne también las acreditaciones, folletos, neveras y suministros de registro antes de terminar la jornada.
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