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Checkliste für die Landwirtschaftsmesse

Eine Landwirtschaftsmesse braucht mehr als bestätigte Aussteller und belegte Stände. Termine, Standaufteilung, Vorführungen, Strom, Catering und Besucherführung müssen so aufeinander abgestimmt sein, dass am Messetag nichts improvisiert wird. Plane die Anmeldung, Technik und Beschilderung früh genug ein und prüfe vor dem Aufbau jedes Gerät. Mit dieser Checkliste behältst du die 59 Aufgaben und 60 benötigten Dinge in der richtigen Reihenfolge im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Uhrzeiten festlegen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Programm und Vorführungen planen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Versicherungsdaten prüfen

  • Beschilderung entwerfen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Messefläche markieren

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Demonstrationsmaterial aufstellen

    4 Personen

  • Licht und Strom anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Letzte Standskontrollen durchführen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Vorführungen betreuen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geräte trennen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Messefläche reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MesseständeAnz. 4
  • TischeAnz. 30
  • StühleAnz. 120
  • StehtischeAnz. 8
  • StandwändeAnz. 24
  • HockerAnz. 16
  • TischdeckenAnz. 30
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LadestationenAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • Drucker
  • Präsentationsbildschirm
  • KabelkanäleAnz. 12
  • SackkarrenAnz. 2
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • MessbänderAnz. 3
  • MarkierungskreideAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ScherenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • Bauernhof-FahnenAnz. 8
  • BlumenkästenAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 30
  • StandnummernschilderAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielampenAnz. 12

Catering

  • RegistrierungsboxenAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 10
  • StifteAnz. 50
  • ProspekthalterAnz. 20
  • MenükartenAnz. 6
  • Einkäufe
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • KühlmattenAnz. 12

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • StaubsaugerAnz. 2
  • PutztücherAnz. 20
  • Papier-SpenderAnz. 6

Tipps

  • Lege Messetermin und Öffnungszeiten zuerst fest und verschicke die Einladungen danach. So können sich Aussteller rechtzeitig anmelden und du hast belastbare Zahlen für Catering, Sitzplätze und Namensschilder.
  • Bestätige die Standbetreiber nicht nur mündlich, sondern verschicke anschließend Standaufteilung, Aufbauzeiten und Ausstellerinformationen schriftlich. Plane Änderungen spätestens eine Woche vor der Messe ein, damit der Lageplan noch gedruckt werden kann.
  • Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Beschallungsanlage und Funkmikrofone mindestens 24 Stunden vor dem Einlass. Teste auch Laptop, Drucker und Präsentationsbildschirm mit den tatsächlich verwendeten Kabeln.
  • Rechne Getränke und Geschirr anhand der Anmeldungen und des Programms ab. Stelle Kühlboxen, Kühlschränke, Kaffeemaschinen und Thermoskannen vor dem Aufbau bereit, statt die Versorgung während der ersten Vorführung zu organisieren.
  • Markiere die Messefläche vor dem Aufstellen der Standwände und Möbel. Baue Registrierungstisch, Beschilderung und Lageplan so auf, dass Besucher den Eingang, die Stände und die Vorführungen ohne Rückfragen finden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Landwirtschaftsmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Teilnehmerliste und Ausstelleranfragen. Vier Wochen vor dem Termin sollten Standaufteilung, Programm, Catering und Versicherungsdaten weitgehend geklärt sein.
Wann sollte man die Aussteller für eine Landwirtschaftsmesse bestätigen?
Bestätige die Standbetreiber spätestens 4 Wochen vor der Messe und sende ihnen danach Standplatz, Aufbauzeit und technische Informationen. Eine letzte Teilnehmer- und Flächenprüfung sollte 7 Tage vorher erfolgen.
Wie viele Helfer braucht man für den Aufbau einer Landwirtschaftsmesse?
Für den Aufbau von Standwänden, Tischen, Stühlen, Beschilderung und Registrierung solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer für etwa 2 bis 3 Stunden einplanen. Bei vielen Ständen oder schwerem Mobiliar sind zusätzliche Personen sinnvoll.
Wann muss die Technik für eine Landwirtschaftsmesse getestet werden?
Teste Beschallungsanlage, Mikrofone, Lautsprecher, Stromversorgung und Präsentationstechnik spätestens am Vortag. Prüfe am Messetag zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass, ob alle Geräte angeschlossen und die Kabel sicher verlegt sind.

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