LAN-party organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een LAN-party staat of valt met meer dan computers en een goed spel. Je moet vooraf de locatie, stroomverdeling en netwerkopstelling testen, terwijl deelnemers tijdig hun aanwezigheid en dieetwensen doorgeven. Begin met het toernooiformat en de uitnodigingen, werk daarna het stroom- en netwerkplan uit en regel pas vervolgens de boodschappen en logistiek. Op de dag zelf houd je ruimte over voor opbouw, testen en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Toernooiformat vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheid bevestigen
Praktische informatie versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Zitindeling maken
2 personen
Stroomplan uitwerken
2 personen
Netwerkplan uitwerken
2 personen
Netwerkapparatuur testen
2 personen
Spelservers voorbereiden
2 personen
Toernooischema afdrukken
Apparatuurlabels maken
Boodschappen doen
2 personen
Geleende spullen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Snacks portioneren
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Supplies naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
Netwerk opbouwen
3 personen
Netwerkverbinding controleren
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Welkomstbord ophangen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Apparatuur aansluiten begeleiden
3 personen
Spelregels toelichten
Toernooirondes starten
2 personen
Technische problemen oplossen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks aanvullen
2 personen
Maaltijd serveren
3 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Toernooiresultaten noteren
Winnaars bekendmaken
Deelnemers laten uitloggen
2 personen

Nazorg

Computers en randapparatuur loskoppelen
4 personen
Netwerkapparatuur afbreken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Spullen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 28
Cateringtafelaantal 2
Registratietafel

Apparatuur

Netwerkswitchesaantal 3
Router
Draadloos toegangspunt
Netwerkkabelsaantal 32
Reservebeeldschermenaantal 2
Reserve toetsenbordenaantal 2
Reserve muizenaantal 2
Luidsprekerset
Microfoon
Gereedschapskoffer
USB-sticksaantal 4
Ethernetstekkersaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Apparaatlabelsaantal 40
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Overspanningsbeveiligersaantal 4

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Mokkenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Voedseltangenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare doekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het stroomplan uiterlijk een week vooraf. Verdeel computers over meerdere stekkerdozen en verlengsnoeren, gebruik overspanningsbeveiligers en laat kabels langs de randen lopen zodat niemand erover struikelt.
Test het netwerk en de spelservers minstens één dag vooraf met dezelfde switches, router en netwerkkabels die je op locatie gebruikt. Leg reservekabels, Ethernetstekkers en een gereedschapskoffer bij de netwerkopstelling.
Stuur praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de LAN-party. Vermeld starttijd, adres, wat deelnemers zelf meenemen, de zitindeling en wanneer aanwezigheid en dieetwensen definitief moeten zijn.
Plan de opbouw ruim vóór de inloop: zet eerst tafels en stoelen neer, sluit daarna de stroomvoorziening aan en test vervolgens elke netwerkplek. Reservebeeldschermen, toetsenborden en muizen zijn sneller nodig dan je denkt bij een defect.
Koel dranken en bereid snacks vóór de eerste wedstrijden beginnen. Portioneren voorkomt opstopping bij de cateringtafel; zet koffiezetapparaten, waterkokers, mokken, bekers, borden en bestek op één vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een LAN-party organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, het toernooiformat en de uitnodigingen. Rond de deelnemerslijst, zitindeling, dieetwensen en praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de LAN-party af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een LAN-party op te bouwen?: Reken op minstens 2 uur voor tafels, stoelen, stroom, netwerk en registratie. Plan daarna nog 30 minuten voor het testen van spelservers en het oplossen van kabel- of verbindingsproblemen.
Hoe regel ik stroom voor een LAN-party?: Maak 1 week vooraf een stroomplan en verdeel de computers over meerdere stroomgroepen. Gebruik stekkerdozen, verlengsnoeren en overspanningsbeveiligers en test de volledige opstelling vóór de deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik het netwerk van een LAN-party testen?: Test switches, router, draadloos toegangspunt en kabels minimaal 24 uur vooraf. Start alle spelservers tijdens die test en houd reservekabels en reserveapparatuur klaar voor de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.