Checklist pour organiser une LAN-party sans imprévu

Une LAN-party réussie se prépare autant avec un bon réseau qu’avec des tables, des prises et un programme clair. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions jusqu’à l’ouverture de la salle. Vous y trouverez les points souvent oubliés : besoins alimentaires, tests des serveurs, câblage électrique et matériel de secours. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour installer et vérifier chaque poste avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le format du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la présence
Envoyer les informations pratiques
Imprimer la liste des participants
Établir le plan de salle
2 personnes
Élaborer le plan électrique
2 personnes
Élaborer un plan de réseau
2 personnes
Tester l’équipement réseau
2 personnes
Préparer les serveurs de jeu
2 personnes
Imprimer le programme du tournoi
Créer les étiquettes du matériel
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les articles empruntés
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Portionner les snacks
2 personnes
Préparer la nourriture
3 personnes
Acheminer les fournitures sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
Développer son réseau
3 personnes
Vérifier la connexion réseau
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Accrocher le panneau de bienvenue

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Coordonner le raccordement du matériel
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
Lancer les tours du tournoi
2 personnes
Résoudre les problèmes techniques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Servir le repas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Noter les résultats du tournoi
Annonce des gagnants
Demander aux participants de se déconnecter
2 personnes

Suivi

Déconnecter les ordinateurs et les périphériques
4 personnes
Démonter l’équipement réseau
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Inventorier les affaires
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 28
Table de cateringqté 2
Table d'inscription

Équipement

Switches réseauqté 3
Routeur
Point d'accès sans fil
Câbles réseauqté 32
Écrans de secoursqté 2
Claviers de rechangeqté 2
Souris de rechangeqté 2
Ensemble de haut-parleurs
Microphone
Caisse à outils
Clés USBqté 4
Prises Ethernetqté 10
Serre-câblesqté 100
Étiquettes des appareilsqté 40
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Parasurtenseursqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Tassesqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Pinces alimentairesqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant d’ouvrir les inscriptions et vérifiez qu’elle dispose de suffisamment de prises électriques, d’un éclairage adapté et d’un espace pour les tables de catering.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant la LAN afin d’imprimer la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de finaliser le plan de salle.
Testez le réseau et les serveurs de jeu 2 à 3 jours avant l’événement, puis prévoyez des câbles réseau, claviers, souris et écrans de secours.
Établissez le plan électrique avant l’installation : répartissez les multiprises et rallonges, utilisez des parasurtenseurs et évitez de surcharger un seul circuit.
Le jour J, prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des joueurs pour installer les tables et les chaises, brancher l’alimentation, organiser le réseau et mettre les boissons au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une LAN-party ?: Comptez au minimum 4 semaines pour réserver le lieu, définir le tournoi et envoyer les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats, les tests réseau et les informations pratiques.
Quand faut-il tester le réseau d’une LAN-party ?: Faites un premier test 2 à 3 jours avant l’événement avec les switches, le routeur, les câbles et les serveurs de jeu. Refaites une vérification rapide après l’installation, avant l’arrivée des participants.
Combien de temps prévoir pour installer une LAN-party ?: Prévoyez au moins 2 heures pour une petite salle et davantage si les postes sont nombreux. L’installation comprend les tables, les chaises, le câblage électrique, le réseau, les serveurs et la signalétique.
Que faut-il prévoir comme matériel de secours pour une LAN-party ?: Préparez au minimum quelques câbles réseau supplémentaires, ainsi que des claviers, souris et écrans de rechange. Ajoutez une caisse à outils, des serre-câbles, des étiquettes et des clés USB pour intervenir rapidement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.