Checklist para organizar una LAN party
Una LAN party necesita más preparación que conectar varios ordenadores en una sala. Hay que reservar el lugar, definir el torneo, confirmar asistentes y preparar una red estable y suficiente energía para todos los puestos. Esta checklist reúne el trabajo previo, la instalación y la coordinación del día, incluyendo servidores, comida, bebidas y material de repuesto. Empieza con varias semanas de margen: las pruebas de red y la distribución eléctrica se dejan demasiado a menudo para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Definir el formato del torneo
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la asistencia
Enviar la información práctica
Imprimir la lista de participantes
Crear la distribución de asientos
2 personas
Elaborar el plan de energía
2 personas
Desarrollar el plan de red
2 personas
Probar el equipo de red
2 personas
Preparar los servidores de juego
2 personas
Imprimir el calendario del torneo
Crear etiquetas para el equipo
Hacer la compra
2 personas
Recoger los objetos prestados
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Porcionar los aperitivos
2 personas
Preparar la comida
3 personas
Trasladar los suministros al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
Montar la red
3 personas
Comprobar la conexión de red
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar el cartel de bienvenida
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Guiar la conexión del equipo
3 personas
Explicar las reglas del juego
Dar inicio a las rondas del torneo
2 personas
Resolver problemas técnicos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer snacks
2 personas
Servir la comida
3 personas
Encargarse del café y el té
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Anotar los resultados del torneo
Anunciar a los ganadores
Hacer que los participantes cierren sesión
2 personas
Seguimiento
Desconectar los ordenadores y periféricos
4 personas
Desmontar el equipo de red
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Inventariar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Separar los materiales dañados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 28
- Mesa de cateringcant. 2
- Mesa de registro
Equipo
- Switches de redcant. 3
- Router
- Punto de acceso inalámbrico
- Cables de redcant. 32
- Pantallas de reservacant. 2
- Teclados de repuestocant. 2
- Ratones de reservacant. 2
- Equipo de altavoces
- Micrófono
- Caja de herramientas
- Memorias USBcant. 4
- Conectores Ethernetcant. 10
- Bridascant. 100
- Etiquetas de dispositivoscant. 40
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 12
- Protectores contra sobretensióncant. 4
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Tazascant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 4
- Pinzas para alimentoscant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 6
- Mantelescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños reutilizablescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y fija el formato del torneo con varias semanas de antelación. Antes de enviar las invitaciones, define cuántos puestos caben y cuánto tiempo durará cada fase.
- Cierra las inscripciones y confirma la asistencia al menos 7 días antes. Aprovecha ese momento para recoger preferencias dietéticas y enviar horarios, dirección, normas y qué debe llevar cada participante.
- Prueba switches, router, cables, conectores y servidores antes del montaje. Haz una prueba completa con todos los puestos posibles, no solo con dos ordenadores, y prepara teclados, ratones, pantallas y memorias USB de repuesto.
- Dibuja la distribución de mesas y calcula la alimentación por filas antes de abrir el local. Usa regletas, alargadores y protectores contra sobretensiones; deja libres los pasillos y etiqueta cada equipo para acelerar las incidencias.
- Compra y prepara comida, aperitivos y bebidas con tiempo suficiente para enfriarlas antes de la llegada. Lleva vasos, platos, cubiertos, bandejas y café o té, y porciona los aperitivos para no bloquear la mesa de registro durante el torneo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una LAN party?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, definir el torneo y enviar invitaciones. La asistencia, las preferencias dietéticas y el plan de puestos deberían estar cerrados 7 días antes.
- ¿Cuántos cables de red y regletas necesito para una LAN party?
- Calcula un cable de red por puesto y añade al menos un 10 % de repuesto. Para la electricidad, planifica una toma y una conexión segura por equipo, revisa la carga total y lleva varias regletas y alargadores adicionales.
- ¿Cuándo debo probar la red y los servidores de una LAN party?
- Haz una primera prueba varios días antes y repítela el día anterior con switches, router, cables y todos los servidores. El día del evento reserva entre 60 y 90 minutos para montar, conectar y verificar cada puesto.
- ¿Qué comida y bebida preparo para una LAN party?
- Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Prepara aperitivos porcionados y una comida sencilla, teniendo en cuenta las preferencias dietéticas confirmadas 7 días antes.
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