Lampionnenoptocht organiseren: checklist en planning

Een lampionnenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen uitdelen. Leg eerst de route, verzamelplek en vergunningen vast; daarna regel je deelnemers, vrijwilligers, verkeersmaatregelen en materialen. In de laatste week controleer je de route, informeer je omwonenden en stuur je deelnemers de praktische informatie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste verlichting en een veilig vertrek in groepen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en verzamelplek vastleggen
2 personen
Vergunning of melding regelen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Verzamelplek en eindpunt reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Leverancier voor lampionnen vastleggen
Catering bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
Route op locatie controleren
2 personen
Omwonenden informeren
2 personen
Verkeersregelaars instrueren
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Lampionnen en materialen controleren
2 personen
Verlichting en batterijen testen
2 personen

Event

Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Registratieformulieren klaarleggen
Lampionnen uitgiftepunt inrichten
2 personen
Knutseltafels inrichten
3 personen
Knutselmaterialen verdelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Lampionnen uitdelen
3 personen
Lampionnen laten versieren
4 personen
Kinderen bij knutselen begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lampjes uitdelen en controleren
3 personen
Opening en veiligheidsuitleg geven
2 personen
Optocht begeleiden
10 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Eindpunt bemannen
3 personen
Bezoekers naar uitgang verwijzen
2 personen
Lampionnen inzamelen
3 personen
Afval tijdens evenement verzamelen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Routepijlen verwijderen
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht aan vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4
Tafelkleedensetsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 180
Lampionstokjesaantal 180
Ledlampjesaantal 200
Knutselpapieraantal 300
Kleurpotlodensetsaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Kinderschaarsetsaantal 20
Lijmstiftenaantal 40
Plakbandrollenaantal 20
Stickervellenaantal 100

Verlichting

Led-zaklampenaantal 20
Batterijen AAaantal 240
Batterijen AAAaantal 120
Batterijlantaarnsaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Mobiele telefoonladersaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6

Veiligheid

Hesjes voor verkeersregelaarsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 12
Afzethekkenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 20

Informatie

Routebordenaantal 20
Registratiebordjesaantal 4
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Dweilsetsaantal 2

Tips

Leg route, verzamelplek en eindpunt minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer de route later nog een keer op obstakels, donkere stukken en plekken waar verkeersregelaars nodig zijn.
Regel een vergunning of melding en eventuele verkeersmaatregelen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Controleer ook de verzekering en aansprakelijkheid, zodat dit niet pas bij de laatste briefing aan bod komt.
Plan per 10 tot 15 deelnemers minstens 1 begeleider of vrijwilliger. Maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf en geef verkeersregelaars en routebegeleiders een korte, concrete instructie.
Test alle ledlampjes, batterijen en batterijlantaarns 2 tot 3 dagen vooraf. Neem reservebatterijen mee en controleer of elk kind een lampionstokje en lichtbron kan gebruiken.
Richt de ontvangstbalie minstens 60 minuten voor vertrek in met registratieformulieren, tafels en duidelijke informatie. Zet catering pas daarna klaar en houd rekening met verzamelde dieetwensen en een wachtrij bij warme dranken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionnenoptocht organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met route, verzamelplek, vergunningen en vrijwilligers. Verstuur de laatste deelnemersinformatie ongeveer 3 tot 5 dagen voor de optocht.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lampionnenoptocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers, plus een coördinator bij de ontvangst en een aanspreekpunt voor verkeersmaatregelen. Bij een route met meerdere kruisingen zijn extra verkeersregelaars nodig.
Hoeveel lampionnen en batterijen moet ik inkopen?: Voorzie voor iedere deelnemer 1 papieren lampion, 1 lampionstokje en 1 passende lichtbron. Neem minimaal 10 procent extra lampionnen en batterijen mee voor beschadiging, verlies of een lege batterij.
Wanneer moet ik de route van een lampionnenoptocht controleren?: Controleer de route eerst bij het vastleggen en nogmaals 1 week vooraf op wegwerkzaamheden, obstakels en verlichting. Doe op de dag zelf een korte controle voordat de ontvangstbalie opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.