Checklist pour organiser un défilé de lanternes

Un défilé de lanternes se prépare d’abord comme un parcours encadré, puis comme un atelier créatif et un moment d’accueil. Commence par fixer l’itinéraire, le lieu de rassemblement et l’arrivée avant de lancer les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, la circulation et l’information des riverains doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. À l’approche du jour J, vérifie les lanternes, les piles, l’éclairage, le catering et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et le point de rassemblement
2 personnes
Obtenir le permis ou faire la déclaration
Demander des mesures de circulation
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Réserver le point de rassemblement et le point d’arrivée
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Fixer le fournisseur de lampions
Commander le catering
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
Vérifier l’itinéraire sur place
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les lanternes et le matériel
2 personnes
Tester l’éclairage et les batteries
2 personnes

Événement

Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les formulaires d’inscription
Installer le point de distribution des lanternes
2 personnes
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
Répartir le matériel de bricolage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer des lanternes
3 personnes
Faire décorer les lampions
4 personnes
Encadrer les enfants pendant les activités manuelles
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer et vérifier les guirlandes
3 personnes
Donner l'ouverture et les consignes de sécurité
2 personnes
Encadrer le défilé
10 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Tenir le point d'arrivée
3 personnes
Orienter les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Collecter les lanternes
3 personnes
Collecter les déchets pendant l’événement
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Sets de nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Courses

Décoration

Lampions en papierqté 180
Baguettes de lanternesqté 180
Lampes LEDqté 200
Papier de bricolageqté 300
Sets de crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Sets de ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 20
Feuilles d'autocollantsqté 100

Éclairage

Lampes torches LEDqté 20
Piles AAqté 240
Piles AAAqté 120
Lampes à pilesqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6

Sécurité

Gilets pour les signaleursqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 12
Barrières de sécuritéqté 10
Cônes de signalisationqté 20

Informations

Panneaux de directionqté 20
Panneaux d’inscriptionqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Sets de serpillièreqté 2

Conseils

Fixe l’itinéraire et les deux points d’accueil au moins 6 à 8 semaines avant le défilé. Vérifie ensuite le parcours sur place, notamment les traversées, les passages étroits et les zones peu éclairées.
Lance les inscriptions 3 à 4 semaines avant l’événement et demande immédiatement les besoins alimentaires. Prévois un comptoir d’accueil avec les formulaires, les listes d’inscrits et un bénévole dédié aux arrivées.
Réunis les bénévoles pour un briefing 7 à 10 jours avant le défilé. Donne à chaque régulateur un emplacement précis, une heure de prise de poste et la consigne à suivre en cas de séparation du groupe.
Teste toutes les lanternes, lampes LED, lampes torches et piles 2 à 3 jours avant. Garde des piles AA et AAA de rechange dans plusieurs points du parcours plutôt que dans un seul carton à l’arrivée.
Envoie les dernières informations aux participants 24 à 48 heures avant le départ. Indique l’heure d’arrivée, le point de rassemblement, la durée prévue, la météo attendue et la conduite à tenir si le parcours doit être modifié.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de lanternes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de définir le parcours, d’obtenir les autorisations, de régler la circulation, de réserver les lieux et d’organiser les bénévoles.
Quand demander l’autorisation pour un défilé de lanternes ?: Déposez la demande ou la déclaration dès que l’itinéraire est fixé, de préférence 6 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune, et des mesures de circulation peuvent nécessiter des échanges supplémentaires.
Quand envoyer les invitations à un défilé de lanternes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant, puis fermez ou vérifiez les inscriptions 7 jours avant. Vous aurez ainsi le nombre de participants, les besoins alimentaires et les quantités de matériel nécessaires.
Que prévoir pour l’éclairage d’un défilé de lanternes ?: Prévoyez une source lumineuse pour chaque lanterne et testez tout le matériel 2 à 3 jours avant. Ajoutez des lampes torches LED, des lampes à piles et des piles AA ou AAA de rechange pour les pannes pendant le parcours.

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